Cómo Qwaiting hizo que el registro fuera fluido en UiPath FORWARD 2024
Los grandes eventos atraen a grandes multitudes, y con ellos, largas filas, invitados frustrados y mucho estrés para los organizadores.
Eso es exactamente lo que UiPath, líder mundial en software de automatización, quería evitar en UiPath FORWARD 2024. Una enorme conferencia tecnológica de 4 días celebrada en el MGM Grand de Las Vegas.
Se esperaba la asistencia de más de 10,000 personas. Necesitaban que el registro fuera rápido, fluido y moderno. Fue entonces cuando Qwaiting intervino para simplificar y automatizar su proceso de registro. Veamos cómo Qwaiting y UiPath hicieron de este evento de 4 días todo un éxito.
Apreciación global
Nombre del evento
UiPath FORWARD 2024
Sector
Evento
Ubicación
MGM Grand, Las Vegas
Tipo de usuario
Empresa de eventos
UiPath FORWARD 2024 reunió a más de 10,000 asistentes para una conferencia global de automatización de cuatro días en el MGM Grand, Las Vegas. Para ofrecer una experiencia de registro rápida, moderna y fluida a gran escala, UiPath se asoció con Qwaiting. Qwaiting transformó el registro del evento en una experiencia fluida y automatizada, marcando el tono para un evento eficiente y preparado para el futuro desde la primera interacción.
Desafíos enfrentados
- • Afluencia masiva de asistentes
- • La venta de entradas manual ralentizó el proceso de registro
- • Visibilidad limitada de los tiempos de espera en tiempo real
- • Dificultad para equilibrar la asignación del personal
Soluciones proporcionadas
- • Plataforma de gestión de colas basada en la nube
- • Registro de autoservicio a través de quioscos digitales
- • Impresión integrada de credenciales inteligentes
- • Sistemas de visualización LED para guiar a los asistentes a las ventanillas correctas
- • Análisis en tiempo real y paneles de control en vivo para monitorear los tiempos de espera
Resultados
- • Registro gestionado para más de 6,200 asistentes el día de la inauguración
- • Reducción del tiempo promedio de espera por visitante de 12 a 3.5 minutos
- • Tasa de satisfacción de los asistentes del 98 % y flujo más fluido
- • Eliminación de los procesos manuales de venta de entradas en todo el evento
- • Experiencia de registro fluida y basada en datos
Desafíos enfrentados por los organizadores del evento
Todos sabemos que las largas filas de espera son lo más frustrante que existe. Esto puede ser un problema al albergar un gran evento de tecnología con expertos de la industria. UiPath también se enfrentó a algunos desafíos, que fueron:
Largos tiempos de espera
Las largas filas en el evento provocaron congestión en las ventanillas, creando la imagen de un evento desorganizado. La espera en el registro superaba los 12 minutos, empañando el inicio de la experiencia tecnológica planificada.
Venta de entradas manual
Los sistemas basados en papel y tokens eran lentos. Era difícil realizar un seguimiento del recorrido de los visitantes, y la verificación manual causaba confusión y problemas de escalabilidad.
Falta de actualizaciones en tiempo real
La falta de datos en tiempo real sobre tiempos de espera y carga en ventanilla causaba confusión en la asignación de recursos. Era complicado analizar qué ventanillas estaban saturadas para reasignar personal.
Automatización de operaciones
El impacto de UiPath FORWARD 2024 durará mucho más allá de sus 4 días. Para automatizar sus procesos de reserva y rastrear el recorrido de los visitantes, los organizadores se asociaron con Qwaiting, una solución inteligente de gestión de colas digitales que garantizó una experiencia fluida.
Plataforma basada en la nube
Qwaiting implementó su sistema en la nube con algoritmos de emisión de boletos en tiempo real. Esto significó que cada persona que llegaba era asignada a la ventanilla correcta de inmediato, sin confusiones ni retrasos.
Tabletas para el personal y opciones de registro automático
Instalamos quioscos de autoservicio en la entrada y equipamos al personal con tabletas para identificar zonas congestionadas y proporcionar un registro fluido, permitiendo a los visitantes registrarse de forma autónoma.
Esto hizo que el proceso se sintiera moderno, amigable y eficiente.
Sistema de dirección LED
Se instalaron grandes pantallas LED en el recinto para guiar a los participantes hacia las ventanillas correctas, optimizando el flujo de visitantes en horas pico.
Integración de credenciales inteligentes
El sistema de Qwaiting se conectó a la base de datos de asistentes de UiPath mediante API seguras. Al registrarse, los asistentes podían imprimir y activar sus credenciales sin asistencia.
Tras el éxito del evento, esto es lo que comentó el director de operaciones de UiPath:
“Qwaiting transformó el registro en una experiencia fluida y basada en datos.”
— Director de operaciones, UiPath FORWARD 2024
Resultados obtenidos
El evento fue un gran éxito. Esto es lo que se logró utilizando las soluciones inteligentes de Qwaiting:
Más de 6,200 visitantes el primer día
El evento recibió a 6,200 visitantes en su jornada inaugural. Las credenciales se generaron sin esfuerzo a través de quioscos y tabletas, reduciendo la carga del procesamiento manual.
Reducción del 71% en tiempos de espera
El tiempo promedio de espera por participante disminuyó de 12 minutos a solo 3.5 minutos gracias a las soluciones inteligentes de Qwaiting.
Tasa de satisfacción del 98%
El proceso de registro modernizado mejoró significativamente la experiencia del visitante, elevando la satisfacción al 98%.
Conclusión
UiPath FORWARD 2024 fue más que un evento ordinario. Fue una demostración del futuro de la automatización. Con Qwaiting gestionando la experiencia de bienvenida desde el primer instante, demostró lo que es posible cuando la tecnología adecuada se encuentra en el momento oportuno.
Sin papel, sin confusión, sin caos. Solo una manera simple, limpia e inteligente de dar la bienvenida al mundo.
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