Cómo NUS redujo los tiempos de espera de los estudiantes en un 40% con el sistema inteligente de colas de Qwaiting
La Universidad Nacional de Singapur (NUS) es la universidad más prestigiosa y avanzada de Asia. Educando a estudiantes de todo el mundo desde 1905, NUS es conocida por alentar a sus estudiantes a probar nuevas ideas, centrarse en la innovación y los avances digitales. Cada nuevo semestre, cientos de estudiantes se inscriben en programas de estudio, solicitan servicios de residencia o pagan sus cuotas.
Atendiendo a un promedio de 1.000 a 1.500 visitantes diarios, NUS enfrentó muchos problemas para gestionar las solicitudes de los estudiantes, registrar a estudiantes nuevos y antiguos, y mantener los registros de pagos.
¡Veamos cómo Qwaiting ayudó a NUS a atender a los estudiantes más rápido y a que el personal trabaje mejor!
Resumen
Cliente
National University of Singapore
Industria
Educación
Ubicación
Singapur
Tipo
Universidad
La Universidad Nacional de Singapur es una de las instituciones de estudio más prestigiosas y cuenta con la confianza de estudiantes de todo el país. Educando a estudiantes desde 1905, ha crecido mucho y ahora es conocida en todo el mundo por su gran nivel educativo.
Desafíos
- • Software de registro manual
- • Dificultad para gestionar solicitudes de asignación de residencias
- • Falta de notificaciones y actualizaciones en tiempo real
- • Sin portal en línea para que los estudiantes sigan sus solicitudes
Soluciones
- • Portales en línea inteligentes para eliminar la confusión
- • Software de colas virtuales para reducir el hacinamiento
- • Panel de personal centralizado para seguir el trayecto del estudiante
- • Alertas de notificación para estudiantes
Resultados
- • Los tiempos de espera de los estudiantes bajaron un 40%
- • Procesamiento de solicitudes más rápido
- • Mejor gestión de colas y registros
- • Decisiones informadas con informes analíticos en tiempo real
Los desafíos enfrentados
NUS, una universidad líder, enfrentó dificultades para gestionar los registros de los estudiantes y las solicitudes de asignación de residencias. La asignación inadecuada de recursos y el personal sobrecargado y confundido se sumaron a la pérdida de tiempo de los estudiantes, lo que afectó el valor de marca de la universidad.
Los principales problemas que enfrentó la universidad fueron:
Métodos de seguimiento obsoletos
El personal estaba estancado en el uso de métodos obsoletos para seguir los registros. Muchas veces, la información registrada estaba desactualizada o faltaba. Corregir estos errores tomaba horas del tiempo del personal administrativo y generaba más equivocaciones.
Problemas de identificación de estudiantes
Los miembros del personal no podían distinguir entre estudiantes antiguos y nuevos ingresantes. Esto creó problemas en las cuotas semestrales y las asignaciones de habitaciones en las residencias. El personal enfrentó problemas para asignar habitaciones y los estudiantes no podían verificar su elegibilidad.
Falta de actualizaciones en tiempo real
La falta de actualizaciones en tiempo real confundía a los miembros del personal. Tenían dificultades con el alto tráfico de estudiantes en las ventanillas de servicio. Gestionar las filas de estudiantes y resolver sus consultas manualmente creaba confusión y caos.
Confusión en el seguimiento de solicitudes
Los estudiantes se sentían confundidos porque no podían seguir sus solicitudes de asignación de residencia. Esto retrasaba todo el proceso, dejándolos frustrados.
Los problemas seguían creciendo. Si no se abordaban a tiempo, habrían afectado el crecimiento de la universidad y su confianza entre los estudiantes. Requerían una solución que pudiera ayudarlos a automatizar sus tareas diarias con rapidez y visión digital.
Cómo Qwaiting resolvió estos problemas
Qwaiting, un software inteligente de gestión de colas, ayudó a NUS a superar el problema de las largas filas de espera de los estudiantes y la gestión de los registros de residencias ofreciendo soluciones digitales avanzadas. El uso de estas soluciones no solo ahorró tiempo a los miembros del personal, sino que también mejoró la experiencia de los estudiantes.
Así es como las soluciones inteligentes de Qwaiting ayudaron a la Universidad Nacional de Singapur a automatizar las tareas rutinarias para un flujo de trabajo fluido:
Portales de solicitud en línea inteligentes
- • Los portales inteligentes en línea permiten a los estudiantes enviar consultas, reservar citas y elegir los departamentos con los que desean hablar directamente desde sus teléfonos.
- • La disponibilidad de turnos en tiempo real les permite programar reuniones con el personal al instante. En el sistema administrativo, el personal puede rastrear las solicitudes, procesar aplicaciones y seguir el progreso a través de un panel en vivo.
- • Esto ayudó a mejorar la eficiencia del personal, reducir errores y priorizar tareas. Los estudiantes también pueden pagar cuotas, solicitar residencias y seguir el estado de sus solicitudes en línea.
Esto resultó en respuestas más rápidas, flujos de trabajo optimizados y una experiencia más transparente y amigable tanto para estudiantes como para administradores.
Software de colas virtuales
- • El software de colas virtuales permite a los estudiantes registrarse fácilmente en una fila sin estar físicamente presentes en ella.
- • El software puede almacenar registros confidenciales de estudiantes y personal, y puede integrarse fácilmente con el software empresarial existente.
- • El software proporciona actualizaciones en tiempo real a los miembros del personal para que puedan saber cuántos estudiantes están esperando en las filas y cuántos han sido atendidos.
Las soluciones de colas virtuales reducen las filas físicas, de modo que los estudiantes pasan menos tiempo esperando en fila al enviar alertas de mensajes automáticos que muestran su lugar en la cola y sus tiempos de espera estimados.
Quioscos de autoservicio y pantallas de señalización digital
- • Al instalar grandes pantallas digitales y quioscos de autoservicio en las ventanillas de recepción, las universidades empoderaron a los estudiantes para gestionar sus reservas de citas de forma independiente.
- • Las pantallas de los quioscos tienen una interfaz muy amigable que cualquiera puede acceder fácilmente. Los estudiantes pueden reservar, confirmar e incluso pagar sus cuotas semestrales.
- • Las grandes pantallas LED se pueden utilizar para mostrar información importante o eventos universitarios próximos. Esta es la forma más conveniente de llegar a una audiencia más amplia con menos esfuerzo.
Las pantallas también se pueden utilizar para mostrar los números de turno de los estudiantes y sus tiempos de espera esperados. Esto ayudó a la universidad a mantener el ambiente del campus en calma y a todos informados.
Alertas de SMS y notificaciones instantáneas
El software mantiene a los estudiantes actualizados en cada paso, desde la aprobación hasta la confirmación del pago.
- • Durante el registro, el software recopila información básica del estudiante como nombre, semestre y número de teléfono. Utilizando esta información, el software envía automáticamente actualizaciones en tiempo real a los teléfonos de los estudiantes.
- • Esto ayudó al personal universitario a gestionar el flujo de estudiantes de manera eficiente. Los estudiantes pueden esperar por el campus cómodamente hasta que llegue su turno. Esto redujo las aglomeraciones en las ventanillas y ahorró tiempo a todos.
Panel de personal centralizado
El panel centralizado de personal permite a los miembros del personal supervisar el desempeño en los diferentes departamentos fácilmente.
Pueden rastrear fácilmente:
- • Número de estudiantes esperando en una fila
- • Visitas mensuales totales
- • Solicitudes pendientes
- • Estados de pago
- • Estadísticas de registro de entrada y salida
Esta información permite al personal administrativo optimizar sus horarios de personal en consecuencia. Esto aseguró que ningún estudiante se quedara esperando y garantizó la máxima eficiencia del personal.
En solo unas pocas semanas, Qwaiting cambió el proceso complicado y lento de NUS en un sistema simple que funciona por sí solo.
Los resultados
Después de implementar Qwaiting, la transformación fue clara, medible e inmediata. En solo unas pocas semanas, los tiempos de espera de los estudiantes disminuyeron entre un 35% y un 40%. La automatización del trabajo ayudó a los miembros del personal a procesar claramente las solicitudes de los estudiantes y resolver sus consultas de manera más eficiente.
Esto es lo que NUS logró:
Tiempo de procesamiento más rápido
El personal pudo atender a más estudiantes en menos tiempo. Con la ayuda de la automatización, se les dio a los estudiantes el control sobre sus reservas, lo que permitió al personal enfocarse en otras tareas importantes.
Tiempos de espera cero
Con la ayuda de recordatorios automáticos y colas virtuales, los estudiantes pueden ver actualizaciones en tiempo real en sus teléfonos. Esto eliminó las largas filas de espera en las ventanillas y redujo la necesidad de que el personal gestione las filas físicamente.
Toma de decisiones inteligente con datos en tiempo real
La analítica de datos en tiempo real permite al personal supervisar el desempeño de la universidad con solo un toque. Esto ayudó en una mejor planificación de recursos, y los informes también pueden predecir consultas esperadas de estudiantes en las próximas horas o días.
En resumen, NUS pasó de ser un sistema lento con mucho papeleo a un sistema digital moderno y fácil de usar. Esto ahorró tiempo, redujo costos y mejoró la satisfacción de todos los involucrados.
Conclusión
La Universidad Nacional de Singapur no solo adoptó una solución de software; actualizó toda su experiencia en el campus. Qwaiting le dio a NUS las herramientas para eliminar errores manuales, reducir las largas filas y atender a los estudiantes más rápido que nunca. El sistema ayudó a los estudiantes a verificar fácilmente sus asignaciones de residencias y números de habitación. Los tiempos de espera bajaron un 40%, las operaciones se automatizaron y los paneles en tiempo real permitieron tomar decisiones más inteligentes.
Qwaiting no solo mejoró las colas; también mejoró la confianza, la velocidad y la satisfacción de los estudiantes en general. En el acelerado mundo digital, ya sea una escuela, universidad, hospital o una oficina gubernamental, cuanto antes se mude a un sistema de colas más inteligente, más rápido verá los resultados.
Tome medidas antes de que la situación empeore. No espere a que los estudiantes o clientes pierdan la confianza. Actúe ahora para construir y mantener la confianza de su marca entre los demás.
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