Cómo PSB Academy transformó la experiencia de su campus con Qwaiting
PSB es una de las instituciones privadas más prestigiosas de Singapur. Fundado en 1964, el campus recibe a más de 2000 estudiantes diariamente para asistir a conferencias, presentar documentos o participar en eventos.
Con una trayectoria de más de 60 años, la academia se ganó la reputación de "Academia del Futuro de Asia" en 2016. A pesar de ser un instituto reconocido y avanzado, el campus enfrentaba problemas para administrar los registros de los estudiantes y realizar un seguimiento del desempeño del personal.
Veamos cómo, mediante el uso de la tecnología inteligente y avanzada de Qwaiting, PSB Academy garantizó una experiencia fluida para sus ejecutivos y estudiantes.
Resumen del Caso
Cliente
PSB Academy
Industria
Educación
Ubicación
Singapur
Tipo
Instituto de Educación Privada
PSB Academy ofrece educación de alta calidad en diferentes áreas a estudiantes de todo el mundo. Han estado sirviendo en el campo de la educación durante 60 años. PSB Academy está bien equipada con 6 escuelas para ofrecer enseñanza en diversos campos de alta demanda.
Desafíos Enfrentados
- • Gestionar el flujo de estudiantes
- • Gestionar consultas y tareas administrativas
- • Realizar un seguimiento del desempeño del personal
Soluciones Proporcionadas
- • Sistema de cola virtual para registros remotos
- • Notificaciones en tiempo real para mantener informados a todos
- • Quiosco de autoservicio para la independencia de reservas
- • Panel centralizado para rastrear el desempeño del personal
Resultados Clave
- • Los tiempos de espera cayeron a menos de 3 minutos
- • Personal más productivo y enfocado
- • Decisiones basadas en datos en tiempo real
- • Mayor satisfacción de los estudiantes
Los desafíos enfrentados por la universidad
Al ser un instituto educativo de renombre, PSB siempre da la bienvenida a estudiantes de todo el mundo. Con la creciente demanda, el instituto enfrentó algunos problemas de gestión como:
1. Flujo de estudiantes no planificado
Con tantos estudiantes que venían diariamente, y a veces visitantes, se estaba volviendo difícil para las autoridades diferenciar si era para admisiones, consultas o registros.
Esto abrumó al personal y duplicó su trabajo para micro-gestionar.
2. Largos tiempos de espera
Los estudiantes informaron que tenían que esperar al menos 15 minutos en una larga fila solo para enviar sus formularios o aclarar consultas básicas.
Esto provocó la frustración de los estudiantes, lo que causó consultas omitidas y entregas retrasadas.
3. Personal abrumado
Los miembros del personal tenían que gestionar largas filas de espera y utilizaban sistemas manuales obsoletos para registrar la información. Esto ralentizó todo el proceso, dejando muy poco tiempo para interactuar con los estudiantes.
4. Falta de registros de rendimiento en tiempo real
Sin informes de datos en tiempo real, se estaba volviendo difícil determinar el desempeño del personal. Era un desafío para el personal administrativo identificar qué departamentos enfrentaban problemas y estaban sobrecargados.
Todos estos problemas se acumulaban, lo que creaba dificultades para mantener un entorno tranquilo.
La solución proporcionada
PSB decidió actualizar sus procesos obsoletos para brindar a sus estudiantes y personal una experiencia digital avanzada en el campus. Fue entonces cuando se asociaron con Qwaiting, y así es como los ayudamos a lograr sus objetivos:
1. Sistema de cola virtual
Solución 01En lugar de esperar en una fila física, así es como un sistema de cola virtual ayudó a los estudiantes:
- ✓ Los estudiantes pueden reservar fácilmente sus citas con el personal administrativo utilizando sus teléfonos inteligentes.
- ✓ Después de reservar, el software envía automáticamente un número de turno y el tiempo de espera estimado a los estudiantes.
- ✓ Los estudiantes pueden esperar cómodamente en el campus hasta que sea su turno, lo que ayuda a reducir la congestión en las áreas de recepción.
2. Notificaciones en tiempo real
Solución 02Para mantener a los estudiantes informados sobre sus tiempos de espera, el sistema envía alertas automáticas que muestran sus reservas programadas, mostradores asignados y tiempos de espera.
3. Quiosco de autoservicio
Solución 03Para dar a los estudiantes más independencia sobre sus solicitudes y reservas, Qwaiting instaló quioscos de autoservicio, mediante los cuales:
- ✓ Los estudiantes pueden pagar sus cuotas semestrales y seleccionar servicios de alojamiento utilizando un quiosco.
- ✓ Los estudiantes pueden registrar sus consultas y los nuevos estudiantes pueden registrarse por sí mismos, lo que reduce el papeleo para el personal.
4. Panel centralizado
Solución 04Para ayudar al personal administrativo a vigilar el desempeño del personal y de los departamentos, el panel ayudó al:
- ✓ Generar informes en tiempo real que muestran departamentos ocupados y personal sobrecargado.
- ✓ El personal administrativo pudo optimizar y asignar recursos fácilmente en función del estudio de horas pico para ahorrar tiempo a los estudiantes y garantizar la máxima productividad del personal.
Los Resultados
Después de implementar las soluciones inteligentes de Qwaiting, los resultados fueron todo un éxito para la academia. Esto fue lo que cambió:
Tiempos de espera reducidos a menos de 3 minutos
De un frustrante promedio de 15 minutos de espera, los tiempos de fila disminuyeron drásticamente. Los estudiantes se sintieron más en control y menos estresados.
El personal se volvió más productivo
Con la gestión de colas controlada automáticamente, el personal pudo concentrarse en tareas significativas, como resolver problemas de estudiantes o guiar a los recién llegados.
Decisiones basadas en datos
Por primera vez, PSB Academy pudo utilizar datos reales para optimizar horarios, asignar recursos e identificar períodos de máxima afluencia.
Mayor satisfacción de los estudiantes
Las calificaciones de comentarios de los estudiantes se dispararon, y many mencionaron lo fácil, rápido y fluido que era el nuevo sistema.
Esto es lo que un miembro del equipo de PSB tuvo que decir:
“Qwaiting nos quitó una enorme carga de encima. Es como si hubiéramos pasado del caos a la calma en solo unas pocas semanas. A los estudiantes les encanta y nuestro equipo finalmente tiene tiempo para respirar.”
Miembro del Equipo de PSB Academy
Conclusión
PSB Academy es una institución con visión de futuro que cree en hacer mejor las cosas. Cuando vieron que las largas filas y el servicio lento afectaban tanto la experiencia de los estudiantes como la productividad del personal, no se quedaron de brazos cruzados. Actuaron y eligieron a Qwaiting para liderar su transformación digital.
¿Y el resultado?
- Estudiantes más felices
- Personal empoderado
- Operaciones optimizadas
- Campus reflexivo
Si su institución enfrenta desafíos similares (largas colas, personal abrumado y crecientes demandas de los estudiantes), es hora de dar un paso inteligente hacia adelante.
¿Listo para optimizar las operaciones de su campus o eventos al igual que PSB Academy? Permita que Qwaiting le ayude a ofrecer una experiencia más rápida, inteligente y profesional, en cualquier parte del mundo.
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