Cómo Apollo Hospitals optimizó el flujo de pacientes en 77 sucursales con Qwaiting
Apollo Hospital es una de las marcas de atención médica líderes y más confiables de la India. Con más de 77 sucursales en todo el país, Apollo ha estado atendiendo pacientes desde 1983. Cada día, las sucursales de Apollo atienden a unos 200-300 pacientes diariamente. Esto demuestra la confianza que las personas tienen en sus avanzadas instalaciones, atención, comodidad y atención oportuna.
Pero incluso un líder como Apollo Hospital enfrentó desafíos con los tiempos de espera de los pacientes, desconexiones del sistema y sobrecarga del personal hasta que se asociaron con Qwaiting. Veamos cómo las soluciones inteligentes de colas de Qwaiting ayudaron al hospital a brindar servicios excepcionales a los pacientes y mantener la confianza del público.
Resumen
Cliente
Apollo Hospitals
Industria
Salud
Ubicación
India
Tipo
Gestión hospitalaria en múltiples ubicaciones
Apollo Hospital, una marca líder en atención médica, es conocida por brindar una atención avanzada y excepcional al paciente. Con más de 77 sucursales en todo el país, el objetivo principal de Apollo es brindar una atención desinteresada a sus pacientes.
Desafíos
- • Gestión del flujo de pacientes
- • Falta de integración entre los softwares empresariales existentes
- • Falta de actualizaciones en tiempo real
Soluciones
- • Panel de administración centralizado para análisis en tiempo real
- • Quioscos de autoservicio para pacientes
- • Notificaciones en tiempo real
- • Integración fluida de Medmantra y Qwaiting (software de gestión de colas)
Resultados
- • Menos hacinamiento en las áreas de recepción del hospital
- • Aumento de la eficiencia del personal
- • Informes analíticos en tiempo real para rastrear el flujo de pacientes y futuras mejoras
- • Mejora de la satisfacción del paciente ya que los tiempos de espera disminuyeron en 30 minutos.
Los desafíos que enfrentó Apollo Hospitals
A pesar de contar con tantas tecnologías avanzadas, en 2024, Apollo enfrentó un problema para gestionar el flujo de pacientes de manera efectiva. Si no se abordaba a tiempo, esto habría llevado a algunas preocupaciones serias. Los principales problemas que enfrentaron los miembros del personal fueron:
1. Gestión de largas filas de espera
Los pacientes tenían que esperar en largas filas durante al menos una hora antes de consultar a un médico. Los miembros del personal tenían que gestionar estas colas físicamente, lo que reducía su eficiencia laboral y les hacía perder tiempo.
2. Falta de sincronización entre departamentos
Sin un panel central adecuado, no había sincronización entre los departamentos. Se estaba volviendo difícil para los administradores rastrear el trayecto del paciente y la carga del departamento.
3. Falta de análisis en tiempo real
Se estaba volviendo difícil para los miembros del personal rastrear cuántos pacientes estaban esperando, cuántos habían sido atendidos y cuántas citas habían sido canceladas. Los sistemas de seguimiento manual para el flujo de pacientes eran lentos y a menudo conducían a errores.
4. Sistemas desconectados
Apollo Hospitals utiliza su propio sistema de información hospitalaria, MedMantra, para la gestión hospitalaria. Pero el sistema no estaba integrado con un sistema de gestión de colas efectivo. Por lo tanto, para registrar información, los miembros del personal tenían que gestionar dos softwares diferentes para agregar la misma información. Esta mala gestión y la gestión inadecuada del flujo de pacientes frustraron a las personas y confundieron a los miembros del personal. Apollo necesitaba un socio de confianza, no solo una solución rápida, que pudiera comprender su situación y sugerir soluciones avanzadas.
Cómo brindó una solución Qwaiting
Qwaiting trabajó estrechamente con los equipos de operaciones y TI de Apollo para instalar una solución de colas modular y escalable adaptada a los flujos de trabajo de atención médica. Esto ayudó a Apollo a automatizar sus tareas rutinarias y facilitó el manejo de sus múltiples sucursales. Así es como ayudamos:
Panel de personal centralizado
Proporcionamos al hospital un panel centralizado avanzado. Los miembros del personal ahora pueden consultar actualizaciones en tiempo real, rastrear el trayecto del paciente y monitorear diferentes sucursales, todo a la vez.
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Los informes también pueden predecir las próximas citas con antelación basándose en reservas pasadas a través de su tecnología impulsada por IA.
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Esto ayudó al personal administrativo a optimizar sus niveles de dotación de personal en consecuencia para reducir los tiempos de espera de los pacientes y garantizar la máxima eficiencia del personal.
Integración fluida con softwares empresariales existentes
El equipo de Qwaiting colaboró con MedMantra, el sistema de información hospitalaria (HIS) existente de Apollo, ya utilizado por el equipo del hospital para gestionar sus registros. El objetivo principal fue integrar ambos sistemas para que el proceso fuera más rápido y transparente.
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Esta integración redujo el trabajo manual del personal en un 40%, ya que antes de esto, el personal tenía que gestionar los dos sistemas por separado, lo que les quitaba mucho tiempo.
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Ahora, los datos de los pacientes fluyen automáticamente, lo que reduce errores y mejora la coordinación. El personal finalmente pudo concentrarse en la atención al paciente y sentirse menos estresado.
Quioscos de autoservicio para reducir el trabajo del personal
Instalamos pantallas de quiosco en los mostradores de servicio del hospital. Mediante estas máquinas de pantalla táctil, los pacientes pueden seleccionar de la lista de médicos que desean consultar. Después de seleccionar, pueden confirmar su reserva e incluso pagar sus honorarios de consulta a través del quiosco.
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Esta experiencia de autoservicio empoderó a los pacientes para tomar el control de sus citas. Pueden seleccionar sus médicos preferidos y horarios adecuados sin necesidad de ayuda de ningún miembro del personal.
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Después de la reserva, los pacientes reciben un número de turno en sus números de teléfono mostrando sus tiempos de espera y su posición en las colas.
Notificaciones en tiempo real
Al momento de la reserva, el software o un quiosco solicita información básica del paciente, como su nombre y números de teléfono. Luego, el sistema envía automáticamente alertas a los pacientes recordándoles sus tiempos de espera y su lugar en las colas.
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Esto redujo el trabajo del personal para llamar a los pacientes por su nombre uno por uno. Ahora pueden centrarse en atender a más pacientes en menos tiempo.
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Además de esto, la función de enrutamiento inteligente de Qwaiting redirige automáticamente a los pacientes a departamentos menos concurridos, equilibrando la carga de trabajo y ayudando a reducir los tiempos de espera de los pacientes hasta en 30 minutos.
Resultados
Qwaiting simplificó los flujos de trabajo de colas en todas las sucursales de Apollo, ayudando a la organización a brindar una experiencia premium y libre de estrés. El impacto fue visible a las pocas semanas de la implementación. Apollo Hospitals pasó de gestionar largas colas a tener uno de los sistemas de flujo de pacientes más eficientes de la India. Los principales impactos fueron:
Disminución del 30% en los tiempos de espera
Pacientes más felices y tranquilos que saben exactamente cuándo llegará su turno. Los tiempos de espera de los pacientes disminuyeron en 30 minutos, mejorando la imagen de la marca.
Reducción del 40% en la carga de trabajo manual del personal
Los empleados de recepción ahora se centran en la atención, no en el control de multitudes.
Mejor visibilidad de gestión
Los directores de hospitales ahora pueden rastrear el volumen de pacientes y el rendimiento en tiempo real, sucursal por sucursal.
100% de visibilidad en tiempo real en las 77 ubicaciones
Cada hospital ahora funciona con un flujo predecible y suave, sin errores ni turnos perdidos. Apollo ahora está sentando un ejemplo de cómo deberían ser las operaciones modernas de atención médica en la India.
Conclusión
Apollo Hospitals no solo solucionó un problema, sino que estableció un nuevo estándar para la atención al paciente. Con Qwaiting, convirtieron el caos en calma en sus concurridas sucursales. Los pacientes ya no tienen que esperar. El personal ya no tiene que lidiar con sistemas desconectados. El flujo de trabajo se vuelve fluido, claro y rápido.
El hospital puede ver actualizaciones en tiempo real y rastrear el trayecto del paciente y el desempeño del personal utilizando un panel centralizado. Desde quioscos inteligentes hasta actualizaciones en tiempo real, Apollo ha hecho que visitar un hospital se sienta menos como una tarea y más como un trayecto guiado. Hoy en día, no solo están tratando pacientes, están liderando un movimiento en la excelencia de la atención médica.
Este caso de éxito demuestra que la tecnología adecuada, cuando se utiliza con la mentalidad correcta, crea un impacto real. Apollo no se adaptó. Evolucionó, con Qwaiting.
Ahora es su momento de transformar el trayecto de su paciente para una experiencia mejor y más fluida. Transforme su experiencia de paciente como Apollo.
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