Comment NUS a Réduit les Temps d'Attente Étudiants de 40% avec le Système de Files d'Attente Intelligent de Qwaiting

L'Université Nationale de Singapour (NUS) est l'université la plus réputée et avancée d'Asie. Éduquant des étudiants à travers le monde depuis 1905, NUS est connue pour encourager ses étudiants à essayer de nouvelles idées, se concentrer sur l'innovation et les avancées numériques. Chaque nouveau semestre, des centaines d'étudiants s'inscrivent dans des programmes d'études, postulent pour des services de résidence ou soumettent leurs frais.

Servant en moyenne 1 000 à 1 500 visiteurs quotidiennement, NUS faisait face à beaucoup de problèmes pour gérer les candidatures des étudiants, enregistrer les nouveaux et anciens étudiants, et tenir les dossiers de frais.

Voyons comment Qwaiting a aidé NUS à servir les étudiants plus rapidement et à améliorer le travail du personnel !

Les Défis Rencontrés

NUS, une université de premier plan, a rencontré des difficultés à gérer les dossiers d'étudiants et les demandes d'attribution de résidence. Une allocation inappropriée des ressources, un personnel surchargé et confus, ajouté au temps perdu des étudiants, ce qui a impacté la valeur de marque de l'université.

Les principaux problèmes rencontrés par l'université étaient :

1. Le personnel était bloqué en utilisant des méthodes obsolètes pour suivre les dossiers. De nombreuses fois, les informations enregistrées étaient soit obsolètes, soit manquantes. La correction de ces erreurs a pris des heures du temps du personnel administratif et a conduit à d'autres erreurs.
2. Les membres du personnel n'ont pas pu distinguer les anciens étudiants des nouveaux. Cela a créé des problèmes dans les frais semestriels et les attributions de chambres d'hôtel. Le personnel a rencontré des difficultés pour allouer des chambres d'hôtel et les étudiants n'ont pas pu vérifier leur éligibilité.
3. Le manque de mises à jour en temps réel a confus les membres du personnel. Ils ont lutté contre un trafic étudiant élevé aux guichets de service. La gestion des files d'attente étudiantes et la résolution de leurs requêtes manuellement ont créé de la confusion et du chaos.
4. Les étudiants se sont sentis confus car ils n'ont pas pu suivre leurs demandes d'attribution de résidence. Cela a retardé l'ensemble du processus, les laissant frustrés.

Les problèmes continuaient de croître. S'ils n'avaient pas été traités à temps, cela aurait impacté la croissance de l'université et sa confiance parmi les étudiants. Ils avaient besoin d'une solution qui pourrait les aider à automatiser leurs tâches quotidiennes avec rapidité et vision numérique.

Comment Qwaiting a Résolu Ces Problèmes

Qwaiting, un logiciel intelligent de gestion des files d'attente, a aidé NUS à surmonter le problème des longues files d'attente d'étudiants et de la gestion des dossiers de résidence en offrant des solutions numériques avancées. En utilisant ces solutions, cela n'a pas seulement économisé le temps des membres du personnel mais a aussi amélioré l'expérience des étudiants.

Regardons comment Qwaiting a aidé l'Université nationale de Singapour à automatiser les tâches quotidiennes pour un flux de travail fluide :

Portails d'Application en Ligne Intelligents

• Les portails en ligne intelligents permettent aux étudiants de soumettre des demandes, réserver des rendez-vous et choisir les départements avec lesquels ils veulent parler directement depuis leurs téléphones.
  
• La disponibilité des créneaux en temps réel leur permet de programmer des réunions avec le personnel instantanément. En arrière-plan, le personnel peut suivre les demandes, traiter les candidatures et suivre les progrès grâce à un tableau de bord en direct.
• Cela a aidé à améliorer l'efficacité du personnel, réduire les erreurs et prioriser les tâches. Les étudiants peuvent également payer les frais, postuler pour les résidences et suivre les statuts de candidature en ligne.

Cela a résulté en des réponses plus rapides, des flux de travail rationalisés et une expérience plus transparente et conviviale pour les étudiants et les administrateurs.

Logiciel de File d'Attente Virtuelle

• Le logiciel de file d'attente virtuelle permet aux étudiants de s'enregistrer facilement à leurs places dans une file sans être physiquement présents dans une file d'attente.
• Le logiciel peut stocker des dossiers confidentiels d'étudiants et de personnel et peut être facilement intégré avec les logiciels d'entreprise existants.
• Le logiciel fournit des mises à jour en temps réel aux membres du personnel afin qu'ils puissent savoir combien d'étudiants attendent dans les files et combien ont été servis.

Les solutions de files d'attente virtuelles réduisent les files physiques, de sorte que les étudiants passent moins de temps à attendre en ligne en envoyant des alertes de messages automatiques, affichant leurs places de file d'attente et leurs temps d'attente estimés.

Kiosques en Libre-Service et Écrans de Signalisation Numérique

• En installant de grands écrans numériques et des kiosques en libre-service aux comptoirs de réception, les universités ont permis aux étudiants de gérer leurs réservations de rendez-vous de manière indépendante.
• Les écrans de kiosque ont une interface très conviviale qui peut être facilement accessible par n'importe qui. Les étudiants peuvent réserver, confirmer et même payer leurs frais semestriels.
• De grands écrans LED peuvent être utilisés pour afficher des informations importantes ou des événements universitaires à venir. C'est le moyen le plus pratique d'atteindre un public plus large avec moins d'effort.

Les écrans peuvent également être utilisés pour afficher les numéros de jetons des étudiants et leurs temps d'attente prévus. Cela a aidé l'université à maintenir l'environnement du campus calme et tout le monde informé.

Alertes SMS Instantanées et Notifications

Le logiciel tient les étudiants informés à chaque étape, de l'approbation à la confirmation de paiement.

• Lors de l'enregistrement, le logiciel collecte des informations de base sur les étudiants telles que le nom, le semestre et le numéro de téléphone. En utilisant ces informations, le logiciel envoie automatiquement des mises à jour en temps réel aux téléphones des étudiants.
• Cela a aidé le personnel universitaire à gérer efficacement le flux d'étudiants. Les étudiants peuvent attendre autour du campus commodément jusqu'à ce que leur tour arrive. Cela a réduit la ruée aux comptoirs et a économisé le temps de tout le monde.

Tableau de Bord Centralisé du Personnel

Le tableau de bord centralisé du personnel permet aux membres du personnel de superviser facilement les performances à travers différents départements.

Ils peuvent facilement suivre

• Le nombre d'étudiants en attente dans une file
• Le nombre total de visites mensuelles
• Les demandes en attente
• Les statuts de paiement
• Les statistiques d'enregistrement et de sortie

Ces informations permettent au personnel administratif d'optimiser leurs horaires de personnel en conséquence. Cela a assuré qu'aucun étudiant ne soit laissé en attente et a garanti une efficacité maximale du personnel.

En quelques semaines seulement, Qwaiting a transformé le processus compliqué et chronophage de NUS en un système simple qui fonctionne d'un clic et qui fonctionne tout seul.

Les Résultats

Après avoir implémenté Qwaiting, la transformation était claire, mesurable et immédiate. En quelques semaines seulement, les temps d'attente des étudiants ont chuté de 35-40%. L'automatisation du travail a aidé les membres du personnel à traiter clairement les candidatures d'étudiants et à résoudre les demandes d'étudiants plus efficacement.

Voici ce que NUS a accompli :

Temps de Traitement Plus Rapide

Les membres du personnel ont pu servir plus d'étudiants en moins de temps. Avec l'aide de l'automatisation, cela a principalement donné aux étudiants la charge de leurs réservations, ce qui a permis aux membres du personnel de se concentrer sur d'autres travaux importants.

Temps d'Attente Zéro

Avec l'aide de rappels automatiques et de files d'attente virtuelles, les étudiants peuvent voir des mises à jour en temps réel sur leurs smartphones. Cela a éliminé les longues files d'attente aux comptoirs et a réduit le besoin pour le personnel de gérer les files physiquement.

Prise de Décision Intelligente avec des Données en Temps Réel

Les analyses de données en temps réel permettent aux membres du personnel de superviser les performances de l'université avec un seul clic. Cela les a aidés à planifier mieux les ressources et les rapports peuvent également prédire les requêtes étudiantes attendues dans les heures ou les jours à venir.

En résumé, NUS est passée d'un système lent avec beaucoup de paperasse à un système numérique moderne et facile à utiliser. Cela a économisé du temps, réduit les coûts et rendu tout le monde impliqué plus heureux.

Conclusion

L’Université nationale de Singapour n’a pas seulement adopté une solution logicielle ; elle a transformé l’expérience globale sur son campus. Qwaiting a permis à l’Université nationale de Singapour d’éliminer les erreurs manuelles, de réduire les files d’attente et de servir les étudiants plus rapidement que jamais. Le système a permis aux étudiants de consulter facilement l’attribution de leur logement et leur numéro de chambre. Les temps d’attente ont diminué de 40 %, les opérations sont devenues automatisées et des tableaux de bord en temps réel ont permis de prendre des décisions plus éclairées.

Qwaiting n’a pas seulement amélioré la gestion des files d’attente ; il a également amélioré la confiance, la rapidité et la satisfaction des étudiants en général. Dans le monde numérique actuel, qui évolue rapidement, que vous soyez une école, une université, un hôpital ou un organisme gouvernemental, plus tôt vous adopterez un système de gestion des files d’attente intelligent, plus vite vous constaterez des résultats.

Agissez avant que la situation ne s’aggrave. N’attendez pas que les étudiants ou les clients perdent confiance. Agissez dès maintenant pour bâtir et maintenir la confiance de vos clients envers votre marque.

Laissez Qwaiting vous montrer à quoi ressemble réellement la transformation numérique. Démarrez la vôtre dès aujourd'hui. Réservez une démo gratuite de 14 jours et constatez la différence par vous-même.