Comment la NUS a réduit les temps d'attente des étudiants de 40 % grâce au système de file d'attente intelligent de Qwaiting
L'Université nationale de Singapour (NUS) est l'université la plus réputée et la plus avancée d'Asie. Éduquant des étudiants du monde entier depuis 1905, la NUS est connue pour encourager ses étudiants à tester de nouvelles idées, à se concentrer sur l'innovation et les avancées numériques. À chaque nouveau semestre, des centaines d'étudiants s'inscrivent à des programmes d'études, demandent des services d'hébergement ou soumettent leurs frais de scolarité.
Servant en moyenne 1 000 à 1 500 visiteurs par jour, la NUS était confrontée à de nombreux problèmes pour gérer les demandes des étudiants, inscrire les nouveaux et anciens étudiants et tenir les registres des frais.
Voyons comment Qwaiting a aidé la NUS à servir les étudiants plus rapidement et a permis au personnel de mieux travailler !
Aperçu
Client
National University of Singapore
Secteur
Éducation
Emplacement
Singapour
Type
Université
L'Université nationale de Singapour est l'une des institutions d'études les plus prestigieuses, à laquelle font confiance les étudiants de tout le pays. Éduquant des étudiants depuis 1905, elle a beaucoup grandi et est désormais connue dans le monde entier pour son excellente éducation.
Défis
- • Logiciel de tenue de registres manuel
- • Difficulté à gérer les demandes d'attribution de chambres en résidence
- • Absence de notifications et de mises à jour en temps réel
- • Pas de portail en ligne pour que les étudiants suivent leurs demandes
Solutions
- • Portails en ligne intelligents pour éliminer la confusion
- • Logiciel de file d'attente virtuelle pour réduire la surpopulation
- • Tableau de bord centralisé pour le personnel afin de suivre le parcours de l'étudiant
- • Alertes de notification pour les étudiants
Résultats
- • Temps d'attente des étudiants réduits de 40 %
- • Traitement plus rapide des demandes
- • Meilleure gestion des files d'attente et des registres
- • Décisions éclairées grâce aux rapports d'analyse en temps réel
Les défis rencontrés
La NUS, une université de premier plan, rencontrait des difficultés pour gérer les dossiers des étudiants et les demandes d'attribution de chambres en résidence. Une mauvaise allocation des ressources, un personnel surchargé et confus, ajoutés au temps perdu par les étudiants, impactaient la valeur de la marque de l'université.
Les principaux problèmes rencontrés par l'université étaient :
Méthodes de suivi obsolètes
Le personnel était bloqué par des méthodes obsolètes pour le suivi des dossiers. Souvent, les informations enregistrées étaient soit périmées, soit manquantes. La correction de ces erreurs prenait des heures au personnel administratif et entraînait de nouvelles fautes.
Problèmes d'identification des étudiants
Les membres du personnel n'étaient pas en mesure de distinguer les anciens étudiants des nouveaux arrivants. Cela créait des problèmes pour les frais de scolarité et les attributions de chambres en résidence. Le personnel rencontrait des difficultés pour allouer les chambres, et les étudiants ne pouvaient pas vérifier leur éligibilité.
Absence de mises à jour en temps réel
L'absence de mises à jour en temps réel semait la confusion chez les membres du personnel. Ils luttaient contre l'afflux important d'étudiants aux guichets de service. La gestion manuelle des files d'attente et des questions d'étudiants créait confusion et chaos.
Confusion dans le suivi des demandes
Les étudiants étaient confus car ils n'étaient pas en mesure de suivre leurs demandes d'attribution de chambres en résidence. Cela retardait tout le processus, les laissant frustrés.
Les problèmes continuaient de s'accumuler. S'ils n'avaient pas été résolus à temps, cela aurait affecté la croissance de l'université et la confiance des étudiants. Ils avaient besoin d'une solution capable de les aider à automatiser leurs tâches quotidiennes avec rapidité et une vision numérique.
Comment Qwaiting a résolu ces problèmes
Qwaiting, un logiciel de gestion de file d'attente intelligent, a aidé la NUS à surmonter le problème des longues files d'attente d'étudiants et de la gestion des dossiers de résidence en proposant des solutions numériques avancées. En utilisant ces solutions, cela a non seulement fait gagner du temps au personnel, mais a aussi amélioré l'expérience des étudiants.
Voici comment les solutions intelligentes de Qwaiting ont aidé l'Université nationale de Singapour à automatiser les tâches de routine pour un flux de travail fluide :
Portails de demande en ligne intelligents
- • Les portails en ligne intelligents permettent aux étudiants de soumettre des questions, de prendre rendez-vous et de choisir directement les départements avec lesquels ils souhaitent s'entretenir depuis leur téléphone.
- • La disponibilité des créneaux en temps réel leur permet de planifier instantanément des réunions avec le personnel. Côté administration, le personnel peut suivre les demandes, traiter les dossiers et surveiller les progrès via un tableau de bord en direct.
- • Cela a permis d'améliorer l'efficacité du personnel, de réduire les erreurs et de prioriser les tâches. Les étudiants peuvent également payer leurs frais, demander un logement et suivre l'état de leur demande en ligne.
Cela a entraîné des réponses plus rapides, des flux de travail rationalisés et une expérience plus transparente et conviviale pour les étudiants comme pour les administrateurs.
orkflows, and a more transparent, user-friendly experience for both students and administrators.Logiciel de file d'attente virtuelle
- • Le logiciel de file d'attente virtuelle permet aux étudiants de s'enregistrer facilement dans une file sans être physiquement présents.
- • Le logiciel peut stocker des dossiers confidentiels d'étudiants et de personnel et peut être facilement intégré aux logiciels de gestion existants.
- • Le logiciel fournit des mises à jour en temps réel aux membres du personnel afin qu'ils sachent combien d'étudiants attendent et combien ont déjà été servis.
Les solutions de file d'attente virtuelle réduisent les files physiques, de sorte que les étudiants passent moins de temps à attendre grâce à l'envoi d'alertes automatiques par message affichant leur position dans la file et leur temps d'attente estimé.
Bornes libre-service et écrans de signalétique numérique
- • En installant de grands écrans numériques et des bornes libre-service aux comptoirs de réception, l'université a permis aux étudiants de gérer leurs prises de rendez-vous de manière autonome.
- • Les écrans des bornes ont une interface très conviviale accessible à tous. Les étudiants peuvent réserver, confirmer et même payer leurs frais de semestre.
- • Les grands écrans LED peuvent être utilisés pour afficher des informations importantes ou les événements à venir de l'université. C'est le moyen le plus pratique de toucher un large public avec moins d'efforts.
Les écrans peuvent également être utilisés pour afficher les numéros de ticket des étudiants et leurs temps d'attente prévus. Cela a aidé l'université à maintenir un environnement calme sur le campus et à tenir tout le monde informé.
Alertes SMS et notifications instantanées
Le logiciel tient les étudiants informés à chaque étape, de l'approbation à la confirmation du paiement.
- • Lors de l'enregistrement, le logiciel collecte les informations de base de l'étudiant telles que le nom, le semestre et le numéro de téléphone. Grâce à ces informations, le logiciel envoie automatiquement des mises à jour en temps réel sur les téléphones des étudiants.
- • Cela a aidé le personnel universitaire à gérer efficacement le flux des étudiants. Les étudiants peuvent attendre confortablement n'importe où sur le campus jusqu'à ce que leur tour arrive. Cela a réduit l'affluence aux guichets et fait gagner du temps à tout le monde.
Tableau de bord centralisé pour le personnel
Le tableau de bord centralisé pour le personnel permet aux membres du personnel de superviser facilement les performances à travers différents départements.
Ils peuvent facilement suivre :
- • Le nombre d'étudiants attendant dans une file
- • Le nombre total de visites mensuelles
- • Les demandes en attente
- • Les statuts de paiement
- • Les statistiques d'arrivée et de départ
Ces informations permettent au personnel administratif d'optimiser ses horaires de dotation en personnel en conséquence. Cela garantit qu'aucun étudiant ne reste en attente et assure une efficacité maximale du personnel.
En quelques semaines seulement, Qwaiting a transformé le processus compliqué et chronophage de la NUS en un système simple et efficace qui fonctionne tout seul.
Les résultats
Après la mise en œuvre de Qwaiting, la transformation a été claire, mesurable et immédiate. En seulement quelques semaines, les temps d'attente des étudiants ont chuté de 35 à 40 %. L'automatisation du travail a aidé les membres du personnel à traiter clairement les demandes des étudiants et à résoudre leurs questions plus efficacement.
Voici ce que la NUS a accompli :
Temps de traitement plus rapide
Les membres du personnel ont pu servir plus d'étudiants en moins de temps. L'automatisation a donné aux étudiants le contrôle sur leurs réservations, permettant au personnel de se concentrer sur d'autres tâches importantes.
Temps d'attente nuls
Grâce aux rappels automatiques et à la file d'attente virtuelle, les étudiants peuvent voir les mises à jour en temps réel sur leurs smartphones. Cela a éliminé les longues files d'attente aux guichets et réduit le besoin pour le personnel de gérer les files physiquement.
Prise de décision plus intelligente avec des données en temps réel
L'analyse des données en temps réel permet aux membres du personnel de superviser les performances de l'université d'un simple clic. Cela les a aidés à mieux planifier les ressources, et les rapports peuvent également prédire les demandes attendues des étudiants dans les heures ou jours à venir.
En résumé, la NUS est passée d'un système lent croulant sous la paperasse à un système numérique moderne et facile à utiliser. Cela a fait gagner du temps, réduit les coûts et rendu tout le monde plus satisfait.
Conclusion
L'Université nationale de Singapour n'a pas seulement adopté une solution logicielle ; elle a amélioré l'ensemble de l'expérience sur son campus. Qwaiting a donné à la NUS les outils pour éliminer les erreurs manuelles, réduire les longues files d'attente et servir les étudiants plus rapidement que jamais. Le système a permis aux étudiants de vérifier facilement leurs attributions de chambres en résidence et leurs numéros de chambre. Les temps d'attente ont chuté de 40 %, les opérations ont été automatisées et les tableaux de bord en temps réel ont permis de prendre des décisions plus intelligentes.
Qwaiting n'a pas seulement amélioré les files d'attente ; il a aussi amélioré la confiance des étudiants, la rapidité et la satisfaction globale. Dans un monde numérique qui évolue rapidement, que vous soyez une école, une université, un hôpital ou un bureau gouvernemental, plus tôt vous passerez à un système de file d'attente plus intelligent, plus vite vous verrez des résultats.
Agissez avant que la situation ne s'aggrave. N'attendez pas que les étudiants ou les clients perdent confiance. Agissez maintenant pour construire et maintenir la confiance envers votre marque.
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