Comment Qwaiting a rendu l'enregistrement fluide lors de UiPath FORWARD 2024
Les grands événements attirent de grandes foules, et avec eux, de longues files d'attente, des invités frustrés et beaucoup de stress pour les organisateurs.
C'est exactement ce que UiPath, leader mondial des logiciels d'automatisation, voulait éviter lors de UiPath FORWARD 2024. Une conférence technologique massive de 4 jours qui s'est tenue à l'MGM Grand de Las Vegas.
Plus de 10 000 personnes étaient attendues. Ils avaient besoin que l'enregistrement soit rapide, fluide et moderne. C'est à ce moment que Qwaiting est intervenu pour rationaliser et automatiser leur processus d'enregistrement. Voyons comment Qwaiting et UiPath ont fait de cet événement de 4 jours un véritable succès.
Aperçu
Nom de l'événement
UiPath FORWARD 2024
Secteur
Événement
Lieu
MGM Grand, Las Vegas
Type d'utilisateur
Société événementielle
UiPath FORWARD 2024 a réuni plus de 10 000 participants pour une conférence mondiale sur l'automatisation de quatre jours à l'MGM Grand de Las Vegas. Pour offrir une expérience d'enregistrement rapide, moderne et fluide à grande échelle, UiPath s'est associé à Qwaiting. Qwaiting a transformé l'enregistrement de l'événement en une expérience fluide et automatisée, donnant le ton d'un événement efficace et prêt pour l'avenir dès la première interaction.
Défis rencontrés
- • Afflux massif de participants
- • La billetterie manuelle ralentissait le processus d'enregistrement
- • Visibilité limitée sur les temps d'attente en temps réel
- • Difficulté à équilibrer l'affectation du personnel
Solutions apportées
- • Plateforme de gestion de file d'attente basée sur le cloud
- • Enregistrement en libre-service via des bornes numériques
- • Impression de badges intelligents intégrée
- • Systèmes d'affichage LED pour guider les participants vers les bons guichets
- • Analyses en temps réel et tableaux de bord en direct pour surveiller les temps d'attente
Résultats
- • Enregistrement géré pour plus de 6 200 participants le jour de l'ouverture
- • Temps d'attente moyen par visiteur réduit de 12 à 3,5 minutes
- • Taux de satisfaction des participants de 98 % et flux plus fluide
- • Élimination des processus de billetterie manuelle sur tout l'événement
- • Expérience d'enregistrement fluide et basée sur les données
Défis rencontrés par les organisateurs de l'événement
Nous savons tous que les longues files d'attente sont la chose la plus frustrante qui soit. Cela peut être un problème lorsque vous organisez un grand événement avec des experts du secteur. UiPath a également été confronté à certains défis, qui étaient :
Temps d'attente prolongés
Les longues files d'attente à l'événement ont provoqué une surcharge des guichets, donnant l'image d'un événement désorganisé. Les attentes à l'enregistrement dépassaient 12 minutes, nuisant au dynamisme de l'expérience technologique prévue.
Billetterie manuelle
Les systèmes de billetterie papier et de jetons étaient lents. Le suivi du parcours visiteur était difficile, et la vérification manuelle créait des confusions et des problèmes de scalabilité.
Manque de mises à jour en temps réel
Le manque de données en temps réel sur les temps d'attente et la charge des guichets compliquait l'allocation des ressources. Il était difficile d'analyser quels guichets étaient surchargés pour réaffecter le personnel.
Automatisation des opérations
L'impact de l'événement UiPath durera bien au-delà de ses 4 jours. Pour automatiser leurs processus de réservation et suivre le parcours des visiteurs, les organisateurs ont choisi de s'associer à Qwaiting, une solution intelligente de gestion de file d'attente numérique pour assurer une expérience visiteur fluide.
Plateforme basée sur le cloud
Qwaiting a déployé son système cloud doté d'algorithmes de billetterie en temps réel. Chaque personne arrivant pouvait être orientée immédiatement vers le bon guichet, évitant toute confusion.
Tablettes pour le personnel et bornes d'enregistrement
Nous avons installé des bornes en libre-service à l'entrée et équipé le personnel de tablettes pour identifier les zones encombrées et assurer un accueil fluide, permettant aux visiteurs de s'enregistrer facilement.
Cela a rendu le processus moderne, convivial et efficace.
Système d'orientation LED
De grands écrans LED installés sur le site ont permis de guider efficacement les participants vers les bons guichets, améliorant le flux de visiteurs aux heures de pointe.
Intégration de badges intelligents
Le système de Qwaiting a été connecté à la base de données des participants d'UiPath via des API sécurisées. Une fois enregistrés, les participants pouvaient imprimer et activer leurs badges de façon autonome.
Après un événement réussi, voici le témoignage du responsable des opérations de UiPath :
“Qwaiting a transformé l'enregistrement en une expérience fluide et basée sur les données.”
— Responsable des opérations, UiPath FORWARD 2024
Résultats obtenus
L'événement a été un grand succès. Voici ce qui a été accompli grâce aux solutions intelligentes de Qwaiting :
Plus de 6 200 visiteurs le premier jour
L'événement a accueilli 6 200 visiteurs dès l'ouverture. Les badges ont été générés sans effort via des bornes et des tablettes tactiles, allégeant la charge du traitement manuel.
Réduction de 71 % des temps d'attente
Le temps d'attente moyen par participant est passé de 12 minutes à seulement 3,5 minutes grâce aux solutions de Qwaiting.
Taux de satisfaction de 98 %
Le processus d'accueil modernisé a grandement amélioré l'expérience des participants, portant le taux de satisfaction à 98 %.
Conclusion
UiPath FORWARD 2024 était bien plus qu'un simple événement. C'était une vitrine du futur de l'automatisation. Avec Qwaiting gérant l'accueil dès l'arrivée, l'événement a prouvé ce qui est possible lorsque la bonne technologie rencontre le bon moment.
Plus de papier, plus de confusion, plus de chaos. Juste une manière simple, propre et intelligente d'accueillir le monde.
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