Comment PSB Academy a transformé l'expérience de son campus avec Qwaiting
PSB est l'une des institutions privées les plus prestigieuses de Singapour. Fondé en 1964, le campus accueille plus de 2 000 étudiants chaque jour pour assister à des cours, soumettre des documents ou participer à des événements.
Avec une expérience de plus de 60 ans, l'académie a gagné la réputation d'"Académie du Futur de l'Asie" en 2016. Bien qu'il s'agisse d'un institut renommé et moderne, le campus a rencontré des difficultés pour gérer les inscriptions des étudiants et suivre les performances du personnel.
Découvrez comment, en utilisant la technologie intelligente et avancée de Qwaiting, PSB Academy a garanti une expérience fluide pour ses cadres et ses étudiants.
Aperçu du cas
Client
PSB Academy
Secteur
Éducation
Emplacement
Singapour
Type
Institut d'enseignement privé
PSB Academy propose un enseignement de haute qualité dans différents domaines à des étudiants du monde entier. Ils servent dans le domaine de l'éducation depuis 60 ans. PSB Academy est bien équipée avec 6 écoles pour dispenser des cours dans plusieurs secteurs à forte demande.
Défis Relevés
- • Gérer le flux d'étudiants
- • Gérer les questions et les tâches administratives
- • Suivre les performances du personnel
Solutions Fournies
- • Système de file d'attente virtuelle pour inscriptions à distance
- • Notifications en temps réel pour tenir tout le monde informé
- • Borne en libre-service pour l'indépendance des réservations
- • Tableau de bord centralisé pour suivre les performances du personnel
Résultats Clés
- • Les temps d'attente sont tombés à moins de 3 minutes
- • Personnel plus productif et concentré
- • Décisions basées sur les données en temps réel
- • Satisfaction accrue des étudiants
Les défis rencontrés par l'université
En tant qu'institut d'enseignement réputé, PSB accueille toujours des étudiants du monde entier. Face à une demande croissante, l'institut a rencontré certains problèmes de gestion tels que :
1. Flux d'étudiants non planifié
Avec autant d'étudiants venant chaque jour, et parfois des visiteurs, il devenait difficile pour les autorités de différencier s'il s'agissait d'admissions, de demandes de renseignements ou d'inscriptions.
Cela a surchargé les membres du personnel et doublé leur travail de micro-gestion.
2. Longs temps d'attente
Les étudiants ont signalé qu'ils devaient attendre au moins 15 minutes dans une longue file d'attente juste pour soumettre leurs formulaires ou clarifier des questions de base.
Cela a entraîné de la frustration chez les étudiants, provoquant des demandes de renseignements manquées et des soumissions retardées.
3. Personnel surchargé
Les membres du personnel devaient gérer de longues files d'attente et utilisaient des systèmes manuels obsolètes pour enregistrer les informations. Cela a ralenti l'ensemble du processus, laissant très peu de temps pour interagir avec les étudiants.
4. Manque de dossiers en temps réel
Sans rapports de données en temps réel, il devenait difficile de déterminer les performances du personnel. C'était un défi pour le personnel administratif de déterminer quels départements rencontraient des problèmes et étaient surchargés.
Tous ces problèmes se sont accumulés, ce qui a créé des difficultés pour maintenir un environnement calme.
La solution fournie
PSB a décidé de moderniser ses processus obsolètes pour offrir à ses étudiants et à son personnel une expérience numérique avancée sur le campus. C'est alors qu'ils se sont associés à Qwaiting, et voici comment nous avons aidé PSB à atteindre ses objectifs :
1. Système de file d'attente virtuelle
Solution 01Au lieu d'attendre dans une file physique, voici comment un système de file d'attente virtuelle a aidé les étudiants :
- ✓ Les étudiants peuvent facilement réserver leurs rendez-vous avec le personnel administratif à l'aide de leur smartphone.
- ✓ Après la réservation, le logiciel envoie automatiquement un numéro de jeton et le temps d'attente estimé aux étudiants.
- ✓ Les étudiants peuvent attendre confortablement sur le campus jusqu'à leur tour, ce qui aide à réduire l'encombrement dans les zones d'accueil.
2. Notifications en temps réel
Solution 02Pour tenir les étudiants informés de leurs temps d'attente, le système envoie des alertes automatiques indiquant leurs réservations programmées, les guichets attribués et les temps d'attente.
3. Borne en libre-service
Solution 03Pour donner aux étudiants plus d'indépendance sur leurs demandes et réservations, Qwaiting a installé des bornes en libre-service, grâce auxquelles :
- ✓ Les étudiants peuvent régler leurs frais semestriels et sélectionner des services d'hébergement à l'aide d'une borne.
- ✓ Les étudiants peuvent enregistrer leurs demandes et les nouveaux étudiants peuvent s'inscrire eux-mêmes, ce qui réduit la paperasse pour le personnel.
4. Tableau de bord centralisé
Solution 04Pour aider le personnel administratif à garder un œil sur les performances du personnel et des départements, le tableau de bord a permis de :
- ✓ Générer des rapports en temps réel indiquant les départements occupés et le personnel surchargé.
- ✓ Le personnel administratif a pu facilement optimiser et allouer des ressources en fonction d'une étude des heures de pointe afin de faire gagner du temps aux étudiants et de garantir une productivité maximale du personnel.
Les Résultats
Après la mise en œuvre des solutions intelligentes de Qwaiting, les résultats ont été un véritable succès pour l'académie. Voici ce qui a changé :
Temps d'attente réduits à moins de 3 minutes
D'une attente moyenne frustrante de 15 minutes, les temps de file d'attente ont chuté de manière spectaculaire. Les étudiants se sont sentis plus autonomes et moins stressés.
Le personnel est devenu plus productif
La gestion des files d'attente étant gérée automatiquement, le personnel a pu se concentrer sur des tâches importantes, comme la résolution des problèmes des étudiants ou l'orientation des nouveaux venus.
Décisions basées sur les données
Pour la première fois, PSB Academy a pu utiliser des données réelles pour optimiser les plannings, allouer les ressources et identifier les périodes de pointe.
Satisfaction accrue des étudiants
Les scores de satisfaction des étudiants ont grimpé en flèche, beaucoup soulignant la simplicité, la rapidité et la fluidité du nouveau système.
Voici ce qu'un membre de l'équipe de PSB a déclaré :
“Qwaiting nous a libérés d'un poids immense. C'est comme si nous étions passés du chaos au calme en quelques semaines seulement. Les étudiants adorent et notre équipe a enfin le temps de souffler.”
Membre de l'équipe de PSB Academy
Conclusion
PSB Academy est une institution tournée vers l'avenir qui croit en l'amélioration continue. Lorsqu'ils ont constaté que les longues files d'attente et le service lent affectaient à la fois l'expérience des étudiants et la productivité du personnel, ils n'ont pas hésité. Ils ont agi — et ont choisi Qwaiting pour mener leur transformation numérique.
Et le résultat ?
- Des étudiants plus satisfaits
- Un personnel valorisé
- Des opérations optimisées
- Un campus serein
Si votre institution fait face à des défis similaires — longues files d'attente, personnel débordé et demandes croissantes des étudiants — il est temps de franchir une étape intelligente.
Prêt à optimiser les opérations de votre campus ou de vos événements comme PSB Academy ? Laissez Qwaiting vous aider à offrir une expérience plus rapide, plus intelligente et plus professionnelle, partout dans le monde.
Approuvé par Plus de 15 millions entreprises dans le monde
Rejoignez les leaders du secteur qui font confiance à Qwaiting pour leur gestion de file d'attente
