Comment Apollo Hospitals a optimisé le flux des patients dans 77 succursales avec Qwaiting
Apollo Hospital est l'une des marques de santé les plus importantes et les plus fiables en Inde. Avec plus de 77 succursales à travers le pays, Apollo sert les patients depuis 1983. Chaque jour, les succursales d'Apollo accueillent environ 200 à 300 patients. Cela témoigne de la confiance des gens dans ses installations de pointe, ses soins, son confort et son attention rapide.
Mais même un leader comme Apollo Hospital a été confronté à des défis liés aux temps d'attente des patients, aux déconnexions du système et à la surcharge du personnel jusqu'à ce qu'il s'associe à Qwaiting. Voyons comment les solutions de file d'attente intelligentes de Qwaiting ont aidé l'hôpital à fournir des services exceptionnels aux patients et à maintenir la confiance du public.
Aperçu
Client
Hôpitaux Apollo
Secteur
Santé
Emplacement
Inde
Type
Gestion hospitalière multi-sites
Apollo Hospital, une marque de santé de premier plan, est connue pour fournir des soins aux patients exceptionnels et avancés. Avec plus de 77 succursales dans tout le pays, l'objectif principal d'Apollo est de fournir des soins désintéressés à ses patients.
Défis
- • Gestion du flux de patients
- • Manque d'intégration entre les logiciels d'entreprise existants
- • Absence de mises à jour en temps réel
Solutions
- • Tableau de bord d'administration centralisé pour des analyses en temps réel
- • Bornes libre-service pour les patients
- • Notifications en temps réel
- • Intégration fluide de Medmantra et Qwaiting (logiciel de gestion de file d'attente)
Résultats
- • Moins d'encombrement dans les zones de réception de l'hôpital
- • Efficacité accrue du personnel
- • Rapports d'analyse en temps réel pour le suivi du flux de patients et les améliorations futures
- • Satisfaction accrue des patients, les temps d'attente ayant diminué de 30 minutes.
Les défis auxquels Apollo Hospitals a été confronté
Malgré le recours à de nombreuses technologies avancées, Apollo a été confronté en 2024 à un problème de gestion efficace du flux de patients. S'il n'avait pas été traité à temps, cela aurait pu entraîner de graves préoccupations. Les principaux problèmes rencontrés par les membres du personnel étaient les suivants :
1. Gestion des longues files d'attente
Les patients devaient attendre dans de longues files d'attente pendant au moins une heure avant de consulter un médecin. Les membres du personnel devaient gérer ces files d'attente physiquement, ce qui réduisait leur efficacité de travail et leur faisait perdre du temps.
2. Manque de synchronisation entre les services
Sans un tableau de bord central approprié, il n'y avait aucune synchronisation entre les services. Il devenait difficile pour les administrateurs de suivre le parcours du patient et la charge de chaque service.
3. Absence d'analyses en temps réel
Il devenait difficile pour les membres du personnel de savoir combien de patients attendaient, combien avaient été servis et combien de rendez-vous avaient été annulés. Les systèmes de suivi manuel du flux de patients étaient lents et entraînaient souvent des erreurs.
4. Systèmes déconnectés
Apollo Hospitals utilise son propre système d'information hospitalier, MedMantra, pour la gestion hospitalière. Cependant, le système n'était pas intégré à un système de gestion de file d'attente efficace. Ainsi, pour enregistrer les informations, les membres du personnel devaient gérer deux logiciels différents pour ajouter les mêmes données. Cette mauvaise gestion et ce flux de patients inapproprié frustraient les individus et confondaient les membres du personnel. Apollo avait besoin d'un partenaire de confiance, et pas seulement d'une solution rapide, capable de comprendre sa situation et de suggérer des solutions avancées.
Comment Qwaiting a apporté une solution
Qwaiting a travaillé en étroite collaboration avec les équipes opérationnelles et informatiques d'Apollo pour installer une solution de file d'attente modulaire et évolutive, adaptée aux flux de travail des soins de santé. Cela a aidé Apollo à automatiser ses tâches de routine et a facilité la gestion de ses multiples succursales. Voici comment nous avons aidé :
Tableau de bord centralisé pour le personnel
Nous avons fourni à l'hôpital un tableau de bord centralisé avancé. Les membres du personnel peuvent désormais consulter les mises à jour en temps réel, suivre le parcours des patients et surveiller différentes succursales en une seule fois.
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Les rapports peuvent également prédire les rendez-vous à venir à l'avance en fonction des réservations passées grâce à sa technologie alimentée par l'IA.
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Cela a aidé le personnel administratif à optimiser ses niveaux de dotation en personnel en conséquence pour réduire les temps d'attente des patients et garantir une efficacité maximale du personnel.
Intégration fluide avec les logiciels d'entreprise existants
L'équipe Qwaiting a collaboré avec MedMantra, le système d'information hospitalier (HIS) existant d'Apollo, déjà utilisé par l'équipe de l'hôpital pour gérer ses dossiers. L'objectif principal était d'intégrer les deux systèmes pour rendre le processus plus rapide et plus transparent.
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Cette intégration a réduit le travail manuel du personnel de 40 %, car auparavant, le personnel devait gérer les deux systèmes séparément, ce qui prenait beaucoup de leur temps.
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Désormais, les données des patients circulent automatiquement, ce qui réduit les erreurs et améliore la coordination. Le personnel peut enfin se concentrer sur les soins aux patients et se sentir moins stressé.
Bornes libre-service pour réduire le travail du personnel
Nous avons installé des écrans de bornes aux comptoirs de service de l'hôpital. Grâce à ces bornes tactiles, les patients peuvent choisir parmi les médecins qu'ils souhaitent consulter. Après avoir sélectionné, ils peuvent confirmer leur réservation et même payer leurs frais de consultation via la borne.
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Cette expérience en libre-service a permis aux patients de prendre le contrôle de leurs rendez-vous. Ils peuvent choisir leurs médecins préférés et les horaires qui leur conviennent sans avoir besoin de l'aide d'un membre du personnel.
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Après la réservation, les patients reçoivent un numéro de jeton sur leur téléphone affichant leur temps d'attente et leur position dans les files d'attente.
Notifications en temps réel
Au moment de la réservation, le logiciel ou une borne demande des informations de base sur le patient, comme son nom et son numéro de téléphone. Le système envoie ensuite automatiquement des alertes aux patients pour leur rappeler leur temps d'attente et leur place dans les files d'attente.
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Cela a réduit le travail du personnel consistant à appeler les noms des patients un par un. Ils peuvent désormais se concentrer sur le service de plus de patients en moins de temps.
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En plus de cela, la fonction de routage intelligent de Qwaiting redirige automatiquement les patients vers les services moins fréquentés, équilibrant la charge de travail et aidant à réduire les temps d'attente des patients jusqu'à 30 minutes.
Résultats
Qwaiting a simplifié les flux de travail des files d'attente dans toutes les succursales d'Apollo, aidant l'organisation à offrir une expérience premium et sans stress. L'impact a été visible dès les premières semaines de mise en œuvre. Apollo Hospitals est passé de la gestion de longues files d'attente à l'un des systèmes de flux de patients les plus efficaces en Inde. Les principaux impacts ont été les suivants :
Diminution de 30 % des temps d'attente
Des patients plus heureux et plus calmes qui savent exactement quand leur tour arrive. Les temps d'attente des patients ont diminué de 30 minutes, améliorant ainsi l'image de marque.
Réduction de 40 % de la charge de travail manuelle du personnel
Les employés de la réception se concentrent désormais sur les soins, pas sur le contrôle de la foule.
Meilleure visibilité de la gestion
Les directeurs d'hôpitaux peuvent désormais suivre le volume de patients et les performances en temps réel, succursale par succursale.
Visibilité en temps réel à 100 % sur 77 sites
Chaque hôpital fonctionne désormais sur un flux prévisible et fluide, sans erreurs, sans tours manqués. Apollo donne désormais l'exemple de ce à quoi devraient ressembler les opérations de santé modernes en Inde.
Conclusion
Apollo Hospitals n'a pas seulement résolu un problème, ils ont établi une nouvelle norme pour les soins aux patients. Avec Qwaiting, ils ont transformé le chaos en calme dans leurs succursales très fréquentées. Les patients n'ont plus à attendre. Le personnel ne jongle plus entre des systèmes déconnectés. Le flux de travail devient fluide, clair, et rapide.
L'hôpital peut consulter les mises à jour en temps réel et suivre le parcours des patients ainsi que les performances du personnel à l'aide d'un tableau de bord centralisé. Des bornes intelligentes aux mises à jour en temps réel, Apollo a fait en sorte que la visite d'un hôpital ressemble moins à une tâche et plus à un voyage guidé. Aujourd'hui, ils ne traitent pas seulement des patients, ils mènent un mouvement d'excellence dans les soins de santé.
Cette étude de cas prouve qu'une technologie appropriée, utilisée avec le bon état d'esprit, crée un impact réel. Apollo ne s'est pas adapté. Ils ont évolué, avec Qwaiting.
C'est maintenant à vous de transformer votre parcours patient pour une expérience plus fluide et meilleure. Transformez votre expérience patient comme Apollo.
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