Qwaiting تقدم ميزات مكثفة ومطورة لإدارة الموظفين والعمليات لـ جمعية الشعب (PA)
انطلقت جمعية الشعب (People's Association) رسمياً في 1 يوليو 1960.
واجهت سنغافورة أوقاتاً عصيبة خلال فترة الخمسينيات وأوائل الستينيات بسبب الاضطرابات العرقية والنزاعات السياسية المستمرة. وأدت هذه الظروف الاستثنائية إلى تأسيس جمعية الشعب في عام 1960 لتعزيز التناغم والانسجام العرقي بين فئات المجتمع. وأطلقت الجمعية برامج اجتماعية متعددة نجحت من خلالها في توحيد غالبية المواطنين تحت مظلتها. ويتعاون مع الجمعية عدد كبير من المتطوعين والموظفين بدوام كامل للمساهمة الفعالة في تقديم الخدمات الاجتماعية. وقد احتفلت الجمعية بمرور 60 عاماً على تأسيسها في عام 2020. وفوق كل شيء، تقدم الجمعية منحاً دراسية للطلاب المستحقين ممن يستوفون معايير الأهلية وتعمل بجد لتوفير التعليم الجيد للجميع. بالإضافة إلى ذلك، توفر الجمعية دورات تدريبية وتعليمية متنوعة مثل حصص البيانو، والتنس، والتايكوندو، وغيرها الكثير لتطوير مهارات الأفراد من مختلف الأعمار والفئات.
نظرة عامة
تعد جمعية الشعب (People's Association) واحدة من أقدم وأبرز المجموعات الخدمية في سنغافورة التي تعمل لصالح وتنمية المواطنين. حيث تلتزم بتعزيز التناغم والوحدة بين الأفراد من كافة الأعراق على مدار أكثر من 60 عاماً. ويرتبط بالجمعية آلاف المتطوعين الذين يساهمون يومياً في دعم هذه الخدمة الاجتماعية النبيلة.
التحديات
- • إدارة تدفق الزوار واستفساراتهم المتراكمة
- • صعوبة في تنظيم التواصل الداخلي بين الفروع
- • تتبع ومراقبة الأنشطة والمهام اليومية للموظفين
الحلول
- • نظام متكامل لإدارة الطوابير
- • خوادم مدمجة متطورة
- • الإشعارات والتنبيهات التلقائية
- • لوحة تحكم مع تقارير فورية ومباشرة
- • دعم متكامل لواجهة برمجة التطبيقات (API)
النتائج
- • تحسين وتسهيل قنوات التواصل الداخلي
- • سهولة إدارة الاستفسارات والمهام التشغيلية اليومية
- • تسجيل دخول آمن وموثوق للموظفين
- • إمكانية إصدار التقارير الفورية بلمسة زر
المجالات التي واجهت فيها جمعية الشعب نقصاً وصعوبة
تضم جمعية الشعب شبكة واسعة جداً من الأفراد والمنظمين الذين يركزون على تعزيز التناغم والوحدة بين مختلف الأعراق. ويعمل هؤلاء المتطوعون في منظمات قاعدية (GRO) ونوادٍ مجتمعية موزعة جغرافياً في مناطق مختلفة. ولهذا السبب، كان من الصعب جداً على الموظفين والإداريين التنسيق بفعالية فيما بينهم. وإليكم بعض أبرز المشكلات التي واجهتهم:
غياب نظام تواصل موحد
عدم وجود طريقة آمنة وسريعة لتبادل المعلومات الحساسة أو المتعلقة بالعمل اليومي.
تتبع تسجيل دخول الموظفين
صعوبة التحقق من الحضور وتتبع أوقات تسجيل دخول وخروج الموظفين في المواقع المختلفة.
غياب نظام إصدار التقارير
عدم القدرة على إنشاء تقارير دقيقة ومفصلة حول الأنشطة وسير العمل اليومي.
غياب لوحة تحكم موحدة
الحاجة الماسة لواجهة موحدة تتيح للإدارة مراقبة الأنشطة والمهام اليومية في كافة الفروع والمواقع.
إدارة المشكلات الطارئة
صعوبة إثارة ومتابعة المشكلات المتعلقة بنقص المخزون أو استفسارات الزوار داخل أقسام الجمعية.
كانت هذه بعضاً من المشكلات الأساسية التي واجهتها جمعية الشعب وعرقلت جهودها في إدارة وتنسيق المجموعة الكبيرة على نطاق واسع.
Qwaiting تعيد صياغة نموذج إدارة جمعية الشعب
بالفعل، جاء نظام Qwaiting كحل إنقاذي ومطور لجمعية الشعب لتمكينها من إدارة واجباتها ومهامها بكفاءة وسلاسة أكبر. حيث قام فريق Qwaiting بتحليل كافة التحديات وتشغيل النظام بميزات مذهلة لتبسيط العمليات اليومية وتوجيه جهود الموظفين لخدمة المجتمع.
خادم Qwaiting المتكامل
تم تسهيل أعمال الجمعية من خلال خادم Qwaiting المتكامل الذي ساهم في تبسيط عملية إدارة وتوزيع المهام على الموظفين. ويعد Qwaiting برنامجاً سحابياً متطوراً مزوداً بواجهات برمجية (API)، مما يتيح للفريق التواصل بمرونة تامة مع الحفاظ على سرية البيانات.
نظام إثارة التذاكر الفوري
كان الموظفون يجدون صعوبة بالغة في مناقشة وبحث العقبات التي يواجهونها في الوقت الفعلي مع الزملاء أو الإدارة. والآن، وبفضل نظام Qwaiting، أصبح بإمكانهم رفع التذاكر وتوجيه المشكلات فوراً للمسؤولين الأعلى في الهيكل الإداري لتلقي الحلول السريعة.
تسجيل الدخول الموحد (SSO)
علاوة على ذلك، تم تزويد الموظفين بخاصية تسجيل الدخول الموحد (SSO) لتسهيل الدخول إلى النظام، خاصة وأن الجمعية تعمل من مواقع جغرافية متعددة. وتساعد خاصية واجهة البرمجة (API) المتقدمة في تأمين عملية الدخول عبر التحقق من هوية الشخص المصرح له قبل منح الإذن بالوصول.
لوحة تحكم بسيطة ومنظمة
للتعامل مع كافة المسؤوليات والواجبات اليومية بكل يسر وسهولة، تملك إدارة الجمعية إمكانية الوصول إلى لوحة تحكم تفاعلية بسيطة ومنظمة. تساعد الموظفين في مراقبة ومتابعة كل نشاط جارٍ بصفة يومية ومباشرة.
تخزين آمن لقاعدة البيانات
يسجل مئات الأشخاص يومياً في البرامج والدورات المتنوعة التي تطرحها الجمعية. ويقوم نظام Qwaiting بحفظ كافة تفاصيل وبيانات المشتركين والزوار في قاعدة بيانات مشفرة وآمنة، مما يسمح للموظفين المصرح لهم باسترداد ومراجعة معلومات الزوار بسهولة في أي وقت.
تقارير في الوقت الفعلي
وأخيراً، يستطيع المشرفون والمسؤولون متابعة كل التفاصيل التشغيلية بدقة عبر ميزة التقارير الفورية. وتحتوي هذه التقارير المباشرة على إحصاءات زمن الخدمة، ونوعية الخدمات المستفاد منها، وغيرها من التفاصيل لقياس مدى كفاءة عمل الجمعية وتطويرها.
نتائج التغييرات الإيجابية في عمل جمعية الشعب
بلا شك، تحسنت بيئة وممارسات العمل في جمعية الشعب بشكل ملموس بفضل خفض أعباء العمل الذي حققه نظام Qwaiting. وأصبح بإمكان الموظفين الآن التركيز بشكل أكبر على تعزيز تفاعل الجمهور ورفع الإنتاجية، تاركين المهام الروتينية المتكررة ليقوم بها البرنامج بدقة وتلقائية، حيث يتكفل بكافة العمليات التشغيلية ويقوم بتحديث الموظفين باستمرار.
موثوق به من أكثر من 15 مليون عميل حول العالم
انضم إلى رواد الصناعة الذين يثقون في Qwaiting لإدارة طوابير الانتظار الخاصة بهم
