كيف وفرت Qwaiting تجربة تسجيل وصول سلسة في مؤتمر UiPath FORWARD 2024
تستقطب الفعاليات الكبرى حشوداً هائلة، ومعها تأتي طوابير الانتظار الطويلة، وإحباط الضيوف، والكثير من التوتر للجهة المنظمة.
هذا هو بالضبط ما أرادت شركة UiPath، الرائدة عالمياً في برمجيات الأتمتة، تجنبه في مؤتمر UiPath FORWARD 2024. وهو مؤتمر تقني ضخم استمر لمدة 4 أيام في فندق إم جي إم جراند، لاس فيغاس.
كان من المتوقع حضور أكثر من 10,000 شخص. وكانوا بحاجة إلى أن تكون عملية تسجيل الوصول سريعة وسلسة وحديثة. وهنا تدخلت Qwaiting لتبسيط عملية التسجيل وجعلها مؤتمتة بالكامل. دعنا نرى كيف حققت Qwaiting وUiPath نجاحاً باهراً في هذه الفعالية.
نظرة عامة
اسم الفعالية
UiPath FORWARD 2024
القطاع
الفعاليات
الموقع
إم جي إم جراند، لاس فيغاس
نوع المستخدم
شركة تنظيم فعاليات
جمع مؤتمر UiPath FORWARD 2024 أكثر من 10,000 مشارك في مؤتمر الأتمتة العالمي الذي استمر أربعة أيام في إم جي إم جراند، لاس فيغاس. لتقديم تجربة تسجيل وصول سريعة وحديثة وسلسة على نطاق واسع، تعاونت UiPath مع Qwaiting. نجحت Qwaiting في تحويل تسجيل الفعالية إلى تجربة سلسة ومؤتمتة، مما مهد الطريق لفعالية فعالة ومستعدة للمستقبل منذ التفاعل الأول.
التحديات التي تمت مواجهتها
- • تدفق هائل للمشاركين
- • إصدار التذاكر اليدوي أدى إلى إبطاء عملية تسجيل الوصول
- • رؤية محدودة لأوقات الانتظار الفعلية
- • صعوبة في موازنة توزيع الموظفين
الحلول المقدمة
- • منصة إدارة زمام الانتظار القائمة على السحابة
- • تسجيل الوصول الذاتي عبر أكشاك الخدمة الذاتية الرقمية
- • تكامل طباعة البطاقات التعريفية الذكية
- • أنظمة شاشات LED لتوجيه الحاضرين إلى النوافذ الصحيحة
- • تحليلات فورية ولوحات تحكم مباشرة لمراقبة أوقات الانتظار
النتائج
- • إدارة تسجيل الوصول لأكثر من 6,200 مشارك في اليوم الأول
- • تقليل متوسط وقت الانتظار لكل زائر من 12 دقيقة إلى 3.5 دقائق فقط
- • نسبة رضا الحاضرين بلغت 98% وتدفق أكثر سلاسة
- • إلغاء عمليات إصدار التذاكر اليدوية طوال فترة الفعالية
- • تجربة تسجيل وصول سلسة وقائمة على البيانات
التحديات التي واجهها منظمو الفعالية
نعلم جميعاً أن طوابير الانتظار الطويلة هي الأكثر إحباطاً على الإطلاق. يمكن أن يمثل ذلك مشكلة عند تنظيم فعالية ضخمة تجمع خبراء القطاع. واجهت UiPath أيضاً بعض التحديات، وهي:
أوقات انتظار طويلة
تسببت طوابير الانتظار الطويلة في حدوث تكدس عند النوافذ، مما أعطى انطباعاً بعدم التنظيم. وتجاوزت أوقات الانتظار عند التسجيل 12 دقيقة، مما أثر سلباً على الحماس الأولي للفعالية التقنية المخطط لها.
إصدار التذاكر يدوياً
كانت الأنظمة الورقية والبطاقات التقليدية بطيئة. وكان من الصعب تتبع رحلة الزوار، كما تسبب التحقق اليدوي في حدوث ارتباك وصعوبة في إدارة الأعداد الكبيرة.
غياب التحديثات الفورية
أدى نقص البيانات الفورية حول أوقات الانتظار والضغط على النوافذ إلى صعوبة توزيع الموارد. وكان من الصعب تحديد النوافذ المزدحمة لإعادة توجيه الموظفين إليها.
أتمتة العمليات
سيمتد تأثير مؤتمر UiPath FORWARD 2024 إلى ما بعد أيامه الأربعة. لأتمتة عمليات التسجيل وتتبع رحلة الزوار، اختار المنظمون الشراكة مع Qwaiting، الحل الذكي لإدارة زمام الانتظار الرقمي لضمان تجربة زوار سلسة.
منصة قائمة على السحابة
نشرت Qwaiting نظامها السحابي المزود بخوارزميات حجز التذاكر الفورية. وهذا يعني توجيه كل شخص قادم إلى النافذة المناسبة على الفور لتجنب أي ارتباك.
أجهزة لوحية للموظفين وأكشاك الخدمة الذاتية
قمنا بتركيب أكشاك الخدمة الذاتية عند المداخل وتزويد الموظفين بأجهزة لوحية لتحديد المناطق المزدحمة وتسهيل تسجيل الوصول، مما أتاح للزوار تسجيل أنفسهم بسهولة.
جعل هذا العملية تبدو حديثة وودية وفعالة.
نظام توجيه LED
تم تركيب شاشات LED كبيرة في الموقع لتوجيه الحاضرين بكفاءة إلى النوافذ الصحيحة، مما أدى إلى تحسين تدفق الزوار خلال أوقات الذروة.
تكامل البطاقات التعريفية الذكية
تم ربط نظام Qwaiting بقاعدة بيانات المشاركين في UiPath عبر واجهات برمجة تطبيقات آمنة. وبمجرد التسجيل، تمكن الحاضرون من طباعة وتفعيل بطاقاتهم التعريفية بشكل مستقل.
بعد نجاح الفعالية، إليك ما قاله مدير العمليات في UiPath:
“نجحت Qwaiting في تحويل عملية تسجيل الوصول إلى تجربة سلسة وقائمة على البيانات.”
— مدير العمليات، UiPath FORWARD 2024
النتائج المحققة
حققت الفعالية نجاحاً باهراً. وإليك ما تم إنجازه بفضل حلول Qwaiting الذكية:
أكثر من 6,200 زائر في اليوم الأول
استقبلت الفعالية 6,200 زائر في يوم الافتتاح. تم إصدار البطاقات التعريفية دون عناء عبر الأكشاك والأجهزة اللوحية، مما خفف العبء عن المعالجة اليدوية.
تقليل أوقات الانتظار بنسبة 71%
انخفض متوسط وقت الانتظار لكل مشارك من 12 دقيقة إلى 3.5 دقائق فقط بفضل حلول Qwaiting الذكية.
نسبة رضا بلغت 98%
أدت عملية تسجيل الوصول الحديثة إلى تحسين تجربة الزوار بشكل كبير، مما رفع نسبة الرضا إلى 98%.
الخاتمة
كان مؤتمر UiPath FORWARD 2024 أكثر من مجرد فعالية عادية؛ كان نموذجاً يعرض مستقبل الأتمتة. ومع تولي Qwaiting إدارة تجربة الترحيب منذ اللحظة الأولى، أثبت المؤتمر ما يمكن تحقيقه عندما تلتقي التكنولوجيا المناسبة في الوقت المناسب.
بلا أوراق، بلا ارتباك، وبلا فوضى. فقط طريقة بسيطة ونظيفة وذكية للترحيب بالعالم.
إذا كانت فعاليتك القادمة بحاجة إلى بداية قوية، فقد حان الوقت لوضع Qwaiting عند المدخل. قد تكون فعاليتك هي قصة النجاح التالية! احجز استشارتك المجانية مع Qwaiting اليوم واجعل فعالياتك استثنائية.
موثوق به من قبل أكثر من 65 ألف شركة حول العالم
انضم إلى قادة القطاع الذين يثقون في Qwaiting لإدارة طوابير الانتظار لديهم
