كيف خفّضت جامعة NUS أوقات انتظار الطلاب بنسبة 40٪ باستخدام نظام الطوابير الذكي من Qwaiting.
تعد جامعة سنغافورة الوطنية (NUS) أكثر الجامعات شهرة وتقدماً في آسيا. تقوم الجامعة بتعليم الطلاب من جميع أنحاء العالم منذ عام 1905، وتشتهر بتشجيع طلابها على تجربة الأفكار الجديدة والتركيز على الابتكار والتقدم الرقمي. في كل فصل دراسي جديد، يلتحق مئات الطلاب ببرامج الدراسة، أو يتقدمون لخدمات السكن، أو يقدمون رسومهم.
من خلال خدمة ما متوسطه 1000-1500 زائر يومياً، واجهت جامعة سنغافورة الوطنية الكثير من المشكلات في إدارة طلبات الطلاب، وتسجيل الطلاب الجدد والقدامى، والاحتفاظ بسجلات الرسوم.
دعونا نرى كيف ساعد نظام Qwaiting جامعة سنغافورة الوطنية على خدمة الطلاب بشكل أسرع وجعل الموظفين يعملون بشكل أفضل!
نظرة عامة
العميل
جامعة سنغافورة الوطنية
القطاع
التعليم
الموقع
سنغافورة
النوع
جامعة
تعد جامعة سنغافورة الوطنية واحدة من أعرق المؤسسات الدراسية الموثوقة من قبل الطلاب في جميع أنحاء البلاد. منذ عام 1905، نمت الجامعة كثيراً وهي الآن معروفة في جميع أنحاء العالم بتعليمها المتميز.
التحديات
- برامج حفظ السجلات اليدوية •
- صعوبة إدارة طلبات تخصيص السكن الجامعي •
- نقص الإشعارات والتحديثات في الوقت الفعلي •
- عدم وجود بوابة إلكترونية للطلاب لتتبع الطلبات •
الحلول
- بوابات عبر الإنترنت ذكية للقضاء على الارتباك •
- برنامج طوابير افتراضية لتقليل الازدحام •
- لوحة تحكم مركزية للموظفين لتتبع رحلة الطالب •
- تنبيهات إخطار للطلاب •
النتائج
- انخفاض أوقات انتظار الطلاب بنسبة 40% •
- معالجة أسرع للطلبات •
- إدارة أفضل للطوابير والسجلات •
- قرارات مستنيرة باستخدام تقارير التحليلات في الوقت الفعلي •
التحديات التي تمت مواجهتها
واجهت جامعة سنغافورة الوطنية، وهي جامعة رائدة، صعوبات في إدارة سجلات الطلاب وطلبات تخصيص السكن. أدى التخصيص غير السليم للموارد، والموظفون المثقلون ومرتبكون، إلى إضاعة وقت الطلاب، مما أثر على القيمة التجارية للجامعة.
المشكلات الرئيسية التي واجهتها الجامعة كانت:
طرق تتبع قديمة
علق الموظفون في استخدام طرق قديمة لتتبع السجلات. وكثيراً ما كانت المعلومات المسجلة إما قديمة أو مفقودة. واستغرق تصحيح هذه الأخطاء ساعات من وقت الطاقم الإداري وأدى لمزيد من الأخطاء.
مشكلات تحديد هوية الطلاب
لم يتمكن الموظفون من التمييز بين الطلاب القدامى والجدد. خلق هذا مشكلات في رسوم الفصل وتخصيص غرف السكن. واجه الموظفون مشكلات في تخصيص الغرف، ولم يتمكن الطلاب من التحقق من أهليتهم.
نقص التحديثات الفورية
أدى نقص التحديثات الفورية إلى إرباك الموظفين. كافحوا مع حركة الطلاب الكثيفة عند كاونترات الخدمة. أدت إدارة طوابير الطلاب وحل استفساراتهم يدوياً إلى حدوث ارتباك وفوضى.
ارتباك تتبع الطلبات
شعر الطلاب بالارتباك لعدم قدرتهم على تتبع طلبات تخصيص السكن الخاصة بهم. أدى هذا لتأخير العملية بالكامل، مما تركهم محبطين.
استمرت المشكلات في النمو. لو لم يتم التعامل معها في ذلك الوقت، لكانت أثرت على نمو الجامعة وثقتها بين الطلاب. لقد احتاجوا إلى حل يمكن أن يساعدهم في أتمتة مهامهم اليومية بسرعة ورؤية رقمية.
كيف قامت Qwaiting بحل هذه المشكلات؟
ساهم برنامج Qwaiting، وهو برنامج ذكي لإدارة قوائم الانتظار، في مساعدة جامعة سنغافورة الوطنية على التغلب على مشكلة طوابير انتظار الطلاب الطويلة وإدارة سجلات السكن الجامعي من خلال تقديم حلول رقمية متطورة. وبفضل هذه الحلول، لم يقتصر الأمر على توفير وقت الموظفين فحسب، بل ساهم أيضاً في تحسين تجربة الطلاب.
إليكم كيف ساعدت حلول Qwaiting الذكية جامعة سنغافورة الوطنية على أتمتة المهام الروتينية من أجل سير عمل سلس:
بوابات تقديم طلبات ذكية عبر الإنترنت
- تسمح البوابات الذكية للطلاب بتقديم الاستفسارات وحجز المواعيد واختيار الأقسام التي يريدون التحدث إليها مباشرة من هواتفهم •
- يسمح توفر الفترات الزمنية في الوقت الفعلي لهم بجدولة الاجتماعات مع الموظفين على الفور. وفي الخلفية، يمكن للموظفين تتبع الطلبات ومعالجة الطلبات وتتبع التقدم من خلال لوحة تحكم مباشرة •
- ساعد هذا في تحسين كفاءة الموظفين، وتقليل الأخطاء، وتحديد أولويات المهام. يمكن للطلاب أيضاً دفع الرسوم والتقدم بطلب للسكن وتتبع حالات الطلبات عبر الإنترنت •
أدى ذلك لاستجابات أسرع وسير عمل مبسط وتجربة أكثر شفافية وسهولة في الاستخدام لكل من الطلاب والإداريين.
برنامج طوابير افتراضية
- يسمح برنامج الطوابير الافتراضية للطلاب بالتحقق بسهولة من أماكنهم في الطابور دون الحاجة للتواجد جسدياً فيه •
- يمكن للبرنامج تخزين سجلات الطلاب والموظفين السرية ويمكن دمجه بسهولة مع برامج الأعمال الحالية •
- يوفر البرنامج تحديثات فورية للموظفين ليعرفوا عدد الطلاب المنتظرين وعدد من تمت خدمتهم •
تقلل حلول الطوابير الافتراضية الطوابير المادية، بحيث يقضي الطلاب وقتاً أقل في الانتظار بإرسال تنبيهات رسائل تلقائية وعرض مواقعهم في الطابور وأوقات الانتظار المتوقعة.
أكشاك الخدمة الذاتية وشاشات اللافتات الرقمية
- من خلال تثبيت شاشات رقمية كبيرة وأكشاك خدمة ذاتية عند كاونترات الاستقبال، مكّنت الجامعاتُ الطلابَ من إدارة حجوزات مواعيدهم بشكل مستقل •
- تتمتع شاشات الأكشاك بواجهة سهلة الاستخدام للغاية للجميع. يمكن للطلاب الحجز والتأكيد وحتى دفع رسوم الفصل الدراسي •
- يمكن استخدام شاشات LED الكبيرة لعرض معلومات مهمة أو أحداث الكلية القادمة، وهذه هي الطريقة الأكثر ملاءمة للوصول لجمهور أكبر بجهد أقل •
يمكن استخدام الشاشات أيضاً لعرض أرقام توكن الطلاب وأوقات الانتظار المتوقعة، مما ساعد الجامعة في الحفاظ على هدوء الحرم الجامعي وإبقاء الجميع على اطلاع.
تنبيهات وإخطارات SMS فورية
يبقي البرنامج الطلاب على اطلاع بكل خطوة، من الموافقة إلى تأكيد الدفع.
- أثناء تسجيل الوصول، يتم جمع معلومات الطالب الأساسية مثل الاسم والفصل ورقم الهاتف. وباستخدامها، يرسل البرنامج تحديثات فورية لهواتفهم •
- ساعد هذا طاقم الجامعة في إدارة تدفق الطلاب بكفاءة. يمكنهم الانتظار حول الحرم الجامعي براحة حتى يأتي دورهم، مما قلل زحام الكاونترات ووفر وقت الجميع •
لوحة تحكم مركزية للموظفين
تتيح لوحة التحكم المركزية للموظفين الإشراف على الأداء عبر الأقسام المختلفة بسهولة.
يمكنهم بسهولة تتبع:
- عدد الطلاب المنتظرين في الطابور •
- إجمالي الزيارات الشهرية •
- الطلبات المعلقة •
- حالات الدفع •
- إحصائيات تسجيل الوصول والمغادرة •
تتيح هذه المعلومات للطاقم الإداري تحسين جداول التوظيف وفقاً لذلك، مما يضمن عدم ترك أي طالب ينتظر ويضمن أقصى قدر من كفاءة الموظفين.
في بضعة أسابيع فقط، غيرت كويتنج عملية NUS المعقدة والمستهلكة للوقت إلى نظام بسيط يعمل من تلقاء نفسه بمجرد نقرة.
النتائج
بعد تطبيق نظام Qwaiting، كان التحول واضحًا وقابلًا للقياس وفوريًا. ففي غضون أسابيع قليلة، انخفضت أوقات انتظار الطلاب بنسبة تتراوح بين 35 و40%. وقد ساعدت أتمتة العمل الموظفين على معالجة طلبات الطلاب بوضوح وحل استفساراتهم بكفاءة أكبر.
إليك ما حققته جامعة سنغافورة الوطنية:
وقت معالجة أسرع
تمكن الموظفون من خدمة المزيد من الطلاب في وقت أقل. وبمساعدة الأتمتة، أعطى ذلك للطلاب زمام المسؤولية عن حجوزاتهم، مما أتاح للموظفين التركيز على أعمال مهمة أخرى.
صفر وقت انتظار
بمساعدة التذكيرات التلقائية والطوابير الافتراضية، يمكن للطلاب رؤية تحديثات فورية على هواتفهم. أدى هذا للقضاء على خطوط انتظار الكاونتر الطويلة وقلل من حاجة الموظفين لإدارة الخطوط جسدياً.
اتخاذ قرارات أذكى ببيانات فورية
تتيح تحليلات البيانات الفورية للموظفين الإشراف على أداء الجامعة بنقرة واحدة فقط. ساعدهم ذلك في تخطيط الموارد بشكل أفضل، ويمكن للتقارير أيضاً التنبؤ باستفسارات الطلاب المتوقعة في الساعات أو الأيام القادمة.
باختصار، تحولت جامعة سنغافورة الوطنية من نظام بطيء مع الكثير من الأوراق إلى نظام رقمي حديث وسهل الاستخدام. وفر هذا الوقت وخفض التكاليف وجعل الجميع سعداء.
الخاتمة
لم تكتفِ جامعة سنغافورة الوطنية بتبني حل برمجي فحسب، بل طورت تجربة الحرم الجامعي بأكملها. فقد زود نظام Qwaiting الجامعة بالأدوات اللازمة للقضاء على الأخطاء البشرية، وتقليل الازدحام، وتقديم الخدمات للطلاب بسرعة غير مسبوقة. كما ساعد النظام الطلاب على التحقق بسهولة من تخصيصات السكن وأرقام الغرف. وانخفضت أوقات الانتظار بنسبة 40%، وأصبحت العمليات مؤتمتة، وساهمت لوحات المعلومات الفورية في اتخاذ قرارات أكثر ذكاءً.
لم تقتصر فوائد Qwaiting على تحسين إدارة الطوابير فحسب، بل ساهمت أيضًا في تعزيز ثقة الطلاب، وزيادة سرعة الخدمة، ورفع مستوى الرضا بشكل عام. في العالم الرقمي سريع الوتيرة اليوم، سواء كنت تدير مدرسة أو كلية أو مستشفى أو جهة حكومية، فكلما انتقلت إلى نظام طوابير أكثر ذكاءً، كلما حققت نتائج أسرع وأفضل.
اتخذ الإجراء قبل أن يتفاقم الوضع. لا تنتظر الطلاب أو العملاء ليفقدوا الثقة. تصرف الآن لبناء والحفاظ على ثقة علامتك التجارية بين الآخرين.
دع Qwaiting توضح لك كيف يبدو التحول الرقمي حقًا. ابدأ مسيرة التحول اليوم، واحجز عرضًا تجريبيًا مجانيًا لمدة 14 يومًا وشاهد الفرق بنفسك.
موثوق به من أكثر من 15 مليون عميل حول العالم
انضم إلى رواد الصناعة الذين يثقون في Qwaiting لإدارة طوابير الانتظار الخاصة بهم
