كيف قللت NUS أوقات انتظار الطلاب بنسبة 40% مع نظام الصفوف الذكي من Qwaiting

جامعة سنغافورة الوطنية (NUS) هي الجامعة الأكثر سمعة وتقدمًا في آسيا. تقوم بتعليم الطلاب في جميع أنحاء العالم منذ عام 1905، وتشتهر NUS بتشجيع طلابها على تجربة أفكار جديدة والتركيز على الابتكار والتقدم الرقمي. في كل فصل دراسي جديد، يلتحق مئات الطلاب ببرامج الدراسة، أو يتقدمون بطلب للحصول على خدمات السكن، أو يدفعون رسومهم.

مع خدمة ما يقرب من 1,000-1,500 زائر يوميًا، واجهت NUS الكثير من المشاكل في إدارة طلبات الطلاب وتسجيل الطلاب الجدد والقدامى والاحتفاظ بسجلات الرسوم.

دعونا نرى كيف ساعد Qwaiting جامعة NUS على خدمة الطلاب بشكل أسرع وجعل الموظفين يعملون بشكل أفضل!

التحديات التي واجهتها

واجهت جامعة NUS، وهي جامعة رائدة، صعوبات في إدارة سجلات الطلاب وطلبات تخصيص السكن. أدى تخصيص الموارد غير السليم والموظفين المثقلين والمرتبكين إلى إهدار وقت الطلاب، مما أثر على قيمة علامة الجامعة التجارية.

كانت المشاكل الرئيسية التي واجهتها الجامعة هي:

1. كان الموظفون عالقين في استخدام طرق قديمة لتتبع السجلات. في كثير من الأحيان، كانت المعلومات المسجلة إما قديمة أو مفقودة. استغرق تصحيح هذه الأخطاء ساعات من وقت موظفي الإدارة وأدى إلى مزيد من الأخطاء.
2. لم يتمكن أعضاء الفريق من التمييز بين الطلاب القدامى والمتقدمين الجدد. أدى هذا إلى مشاكل في رسوم الفصل الدراسي وتخصيص غرف السكن. واجه الموظفون مشاكل في تخصيص غرف السكن، ولم يتمكن الطلاب من التحقق من أهليتهم.
3. أدى عدم وجود تحديثات في الوقت الفعلي إلى إرباك أعضاء الفريق. كافحوا مع الحركة العالية للطلاب عند كاونترات الخدمة. أدى التعامل مع صفوف الطلاب وحل استفساراتهم يدويًا إلى الارتباك والفوضى.
4. شعر الطلاب بالارتباك لأنهم لم يتمكنوا من تتبع طلبات تخصيص السكن. أدى هذا إلى تأخير العملية بأكملها، مما تركهم محبطين.

استمرت المشاكل في النمو. إذا لم يتم معالجتها في الوقت المناسب، كان من الممكن أن يؤثر ذلك على نمو الجامعة وثقتها بين الطلاب. كانوا بحاجة إلى حل يمكن أن يساعدهم على أتمتة مهامهم اليومية بسرعة ورؤية رقمية.

كيف حل Qwaiting هذه المشاكل

Qwaiting، برنامج إدارة صفوف ذكي، ساعد NUS على التغلب على مشكلة صفوف الانتظار الطويلة للطلاب وإدارة سجلات السكن من خلال تقديم حلول رقمية متقدمة. باستخدام هذه الحلول، لم يوفر وقت أعضاء الفريق فحسب، بل حسّن أيضًا تجربة الطلاب.

إليك كيف ساعدت حلول Qwaiting الذكية جامعة سنغافورة الوطنية على أتمتة المهام الروتينية لسير عمل سلس:

بوابات تقديم الطلبات عبر الإنترنت الذكية

• تسمح البوابات الإلكترونية الذكية للطلاب بتقديم الاستفسارات وحجز المواعيد واختيار الأقسام التي يريدون التحدث إليها مباشرة من هواتفهم.
  
• سمح توفر الفترات في الوقت الفعلي لهم بجدولة الاجتماعات مع الموظفين فورًا. في الخلفية، يمكن للموظفين تتبع الطلبات ومعالجة الطلبات وتتبع التقدم من خلال لوحة تحكم مباشرة.
• ساعد هذا في تحسين كفاءة الموظفين وتقليل الأخطاء وتحديد أولويات المهام. يمكن للطلاب أيضًا دفع الرسوم والتقدم بطلب للحصول على السكن وتتبع حالات الطلبات عبر الإنترنت.

أدى هذا إلى استجابات أسرع وسير عمل مبسّط وتجربة أكثر شفافية وسهولة في الاستخدام لكل من الطلاب والمسؤولين.

برنامج الصف الافتراضي

• برنامج الصفوف الافتراضية يسمح للطلاب بتسجيل الدخول بسهولة إلى أماكنهم في الصف دون التواجد فعليًا في الصف.
• يمكن للبرنامج تخزين سجلات الطلاب والموظفين السرية ويمكن دمجه بسهولة مع برامج الأعمال الحالية.
• يوفر البرنامج تحديثات في الوقت الفعلي لأعضاء الفريق حتى يتمكنوا من معرفة عدد الطلاب المنتظرين في الصفوف وعدد الذين تمت خدمتهم.

تقلل حلول الصفوف الافتراضية من الصفوف الفعلية، بحيث يقضي الطلاب وقتًا أقل في الانتظار في الصف من خلال إرسال تنبيهات رسائل تلقائية وعرض أماكنهم في الصف وأوقات الانتظار المتوقعة.

أجهزة الخدمة الذاتية وشاشات اللافتات الرقمية

• من خلال تركيب شاشات رقمية كبيرة وأجهزة الخدمة الذاتية عند كاونترات الاستقبال، مكّنت الجامعات الطلاب من إدارة حجوزات مواعيدهم بشكل مستقل.
• تحتوي شاشات أجهزة الخدمة الذاتية على واجهة سهلة الاستخدام يمكن لأي شخص الوصول إليها بسهولة. يمكن للطلاب الحجز والتأكيد وحتى دفع رسوم الفصل الدراسي.
• يمكن استخدام شاشات LED الكبيرة لعرض معلومات مهمة أو فعاليات الجامعة القادمة. هذه هي الطريقة الأكثر ملاءمة للوصول إلى جمهور أكبر بجهد أقل.

يمكن أيضًا استخدام الشاشات لعرض أرقام رموز الطلاب وأوقات الانتظار المتوقعة. ساعد هذا الجامعة على إبقاء بيئة الحرم الجامعي هادئة وإبقاء الجميع على اطلاع.

تنبيهات SMS فورية وإشعارات

يحافظ البرنامج على تحديث الطلاب في كل خطوة، من الموافقة إلى تأكيد الدفع.

• أثناء تسجيل الوصول، يجمع البرنامج معلومات الطالب الأساسية مثل الاسم والفصل الدراسي ورقم الهاتف. باستخدام هذه المعلومات، يرسل البرنامج تلقائيًا تحديثات في الوقت الفعلي إلى هواتف الطلاب.
• ساعد هذا موظفي الجامعة على إدارة إنسياب الطلاب بكفاءة. يمكن للطلاب الانتظار في أرجاء الحرم الجامعي بشكل مريح حتى يحين دورهم. قلل هذا من الازدحام على كاونترات الخدمة ووفر وقت الجميع.

لوحة تحكم موظفين مركزية

تسمح لوحة التحكم المركزية للموظفين ولأعضاء الفريق بالإشراف على الأداء عبر الأقسام المختلفة بسهولة.

يمكنهم تتبع بسهولة

• عدد الطلاب المنتظرين في الصف
• إجمالي الزيارات الشهرية
• الطلبات المعلقة
• حالات الدفع
• إحصائيات تسجيل الدخول والخروج

تسمح هذه المعلومات لموظفي الإدارة بتحسين جداول الموظفين وفقًا لذلك. ضمن هذا عدم ترك أي طالب ينتظر وضمن أقصى كفاءة للموظفين.

في غضون أسابيع قليلة، حوّل Qwaiting عملية NUS المعقدة والتي تستغرق وقتًا طويلًا إلى نظام بسيط يعمل بنقرة زر ويعمل من تلقاء نفسه.

النتائج

بعد تطبيق Qwaiting، كان التحول واضحًا وقابلًا للقياس وفوريًا. في غضون أسابيع قليلة، انخفضت أوقات انتظار الطلاب بنسبة 35-40%. ساعدت أتمتة العمل أعضاء الفريق على معالجة طلبات الطلاب بوضوح وحل استفسارات الطلاب بشكل أكثر كفاءة.

إليك ما حققته NUS:

وقت معالجة أسرع

تمكّن أعضاء الفريق من خدمة المزيد من الطلاب في وقت أقل. بمساعدة الأتمتة، منح هذا الطلاب بشكل رئيسي السيطرة على حجوزاتهم، مما سمح لأعضاء الفريق بالتركيز على العمل المهم الآخر.

أوقات انتظار صفرية

بمساعدة التذكيرات التلقائية والصفوف الافتراضية، يمكن للطلاب رؤية التحديثات في الوقت الفعلي على هواتفهم الذكية. أدى هذا إلى إلغاء صفوف الانتظار الطويلة عند العدادات وقلل من حاجة الموظفين لإدارة الصفوف فعليًا.

اتخاذ قرارات أذكى باستخدام البيانات في الوقت الفعلي

تسمح تحليلات البيانات في الوقت الفعلي لأعضاء الفريق بالإشراف على أداء الجامعة بنقرة واحدة فقط. مما ساعدهم في تخطيط الموارد بشكل أفضل، ويمكن للتقارير أيضًا التنبؤ باستفسارات الطلاب المتوقعة في الساعات أو الأيام القادمة.

باختصار، تحوّلت NUS من نظام بطيء مع الكثير من الأعمال الورقية إلى نظام رقمي حديث وسهل الاستخدام. وفّر هذا الوقت وقلل التكاليف وجعل الجميع أكثر سعادة.

الخلاصة

لم تعتمد جامعة سنغافورة الوطنية حلًا برمجيًا فحسب؛ بل قاموا بترقية تجربة الحرم الجامعي بأكملها. منح Qwaiting جامعة NUS الأدوات للقضاء على الأخطاء اليدوية وتقليل الصفوف الطويلة وخدمة الطلاب بشكل أسرع من أي وقت مضى. ساعد النظام الطلاب على التحقق بسهولة من تخصيص السكن وأرقام الغرف. انخفضت أوقات الانتظار بنسبة 40%، وأصبحت العمليات تلقائية، ومكّنت لوحات التحكم في الوقت الفعلي من اتخاذ قرارات أذكى.

لم يحسّن Qwaiting الصفوف فحسب؛ بل حسّن أيضًا ثقة الطلاب والسرعة والرضا على جميع الأصعدة. في العالم الرقمي سريع الوتيرة، سواء كنت مدرسة أو كلية أو مستشفى أو مكتب حكومي، كلما انتقلت بشكل أسرع إلى نظام صفوف أذكى، كلما رأيت النتائج بشكل أسرع.

اتخذ إجراء قبل أن يزداد الوضع سوءًا. لا تنتظر حتى يفقد الطلاب أو العملاء الثقة. تحرّك الآن لبناء والحفاظ على ثقة علامتك التجارية بين الآخرين.

دع Qwaiting يريك كيف يبدو التحول الرقمي حقًا. ابدأ تحولك اليوم. احجز عرضًا توضيحيًا مجانيًا لمدة 14 يومًا وشاهد الفرق بنفسك.